Het is van groot belang dat opdrachtgevers zorgvuldig en doordacht hun aanvragen in de markt plaatsen. Door de toenemende schaarste aan personeel en de aanzienlijke kosten voor het beantwoorden van een uitvraag, zijn IT-leveranciers steeds kritischer in hun beslissing om wel of niet deel te nemen aan een uitvraag.
Dit blijkt uit recent onderzoek van Eraneos onder verschillende Nederlandse IT-leveranciers. In interviews met deze leveranciers is inzicht verkregen in hoe het proces tussen opdrachtgevers en IT-leveranciers kan worden verbeterd in uitvragen, zoals marktconsultaties, RFI’s en RFP’s. De interviews tonen een duidelijk patroon van verbeterpunten in uitbestedingsprocedures, zoals door IT-leveranciers benoemd.
Dit artikel biedt inzicht in de top vijf mogelijke verbeteringen in uitvragen om de deelname van IT-leveranciers aan jouw uitvraag te vergroten.
1. Zorg voor open communicatie
IT-leveranciers onderstrepen het belang van open en directe communicatie voor een succesvolle inschrijving. Ze benadrukken dat meer interactie en discussie van cruciaal belang zijn om de klantsituatie, bestaande processen en de redenen achter uitbesteding grondig te begrijpen. Dit stelt IT-leveranciers in staat om hun expertise en capaciteiten effectief te presenteren.
“Als er geen communicatie is en we niet kunnen overleggen, doen we niet mee.”
Door IT-leveranciers vroeg te betrekken (‘early supplier involvement’) of een dialoogfase/Proof of Concept (PoC) toe te voegen, kan er waardevolle interactie plaatsvinden. Een informatiebijeenkomst is echter niet ideaal voor diepgaande discussies volgens de IT-leveranciers, omdat deze vaak te eenzijdig zijn. Gebrek aan open communicatie leidt ertoe dat de leveranciers aannames moeten maken, wat de kwaliteit van inschrijvingen negatief beïnvloedt.
2. Besteed aandacht aan de bedrijfsculturele fit
IT-leveranciers benadrukken de impact van een goede bedrijfsculturele fit tussen opdrachtgever en leverancier. Dit draagt bij aan een sterke relatie gebaseerd op begrip, vertrouwen en gedeelde doelen. Het is daarom waardevol om tijd te investeren in het begrijpen van het leverancierslandschap en potentiële IT-partners. Gesprekken met deze IT-leveranciers kunnen helpen bij het bepalen van de beste fit op basis van bedrijfscultuur, omvang en dienstenportfolio. IT-leveranciers geven aan behoefte te hebben aan direct contact met sleutelfiguren aan de zijde van de opdrachtgever, wat aantoont dat ze serieus genomen willen worden in het traject.
“Begin met de vraag: welke IT-leveranciers voelen goed voor onze organisatie?”
IT-leveranciers zien dat de bedrijfsculturele fit vaak doorslaggevend is in hun trajecten.
3. Stel een transparant beoordelingsprotocol op
IT-leveranciers vinden het essentieel dat beoordelingsprocedures vroegtijdig helder worden gemaakt. Hierdoor begrijpen zij hoe hun inschrijvingen worden geëvalueerd. Deze openheid creëert een eerlijk speelveld, iets wat door IT-leveranciers wordt gewaardeerd. Daarnaast zijn IT-leveranciers ook kritisch over hoe prijs en kwaliteit tegen elkaar worden afgewogen.
“Wees kritisch op de hoeveelheid personen die de kwaliteit beoordelen.”
De leveranciers duiden hiermee op de wet van de grote getallen waardoor het verschil in kwaliteit soms ondergesneeuwd raakt. De uiteindelijke beslissing wordt dan onbewust vooral op prijs gebaseerd.
4. Wees flexibel in de wijze waarop informatie wordt uitgevraagd
IT-leveranciers pleiten voor flexibiliteit in het uitbestedingsproces om ruimte te geven aan creativiteit en unieke oplossingen. Een te rigide aanpak beperkt vaak de mogelijkheden tot vernieuwing. Ze willen de kans hebben om hun creatieve oplossingen te laten zien en hopen dat referentie-eisen minder rigide worden om hun diverse expertise beter te kunnen tonen.
“Te streng geformuleerde referentie-eisen hinderen soms onze inschrijving.”
De leveranciers geven aan dat het in sommige gevallen erg zonde is dat de eisen niet wat flexibeler waren opgesteld omdat zij overtuigd waren van een goede match.
5. Werk zoveel mogelijk naar marktstandaarden toe
IT-leveranciers leggen de nadruk op het belang van logische verkavelingen en marktstandaarden. Door te werken volgens gevestigde normen en praktijken, profiteren zowel de opdrachtgever als de IT-leveranciers van soepelere processen. Dit vermindert de kans op misverstanden en conflicten, wat de samenwerking ten goede komt.
“Bij het beoordelen van uitvragen kijken we altijd naar de mate waarin we in staat zijn om onze standaarden toe te passen.”
De leveranciers geven aan eerder geneigd te zijn om niet in te schrijven op een uitvraag als de klant ook om exotische diensten vraagt.
Er zijn nog meer specifieke aandachtspunten per uitvraag, zoals verwachtingen omtrent digitale transformatie, beveiligingseisen en vereiste vaardigheden van medewerkers. Deze details zijn van groot belang en verdienen aandacht. Eraneos heeft meer dan 25 jaar ervaring met complexe selectietrajecten. Wil je meer weten? Laten we eens in gesprek gaan over de uitdagingen binnen jouw organisatie om samen tot passende oplossingen te komen.
