De uitdaging
Vanuit de directie van de woningcorporatie bestond de wens om data meer centraal te stellen in de sturing en klantgerichtheid van de organisatie. Doel is om besluitvorming te baseren op heldere operationele, tactische en strategische indicatoren. Hoewel de trend om meer datagedreven te werken door Pré Wonen al wel werd opgepakt, leidde dit niet altijd tot het beoogde resultaat. De discipline van de organisatie met betrekking tot data is wisselend, eigen datasets en op zichzelf staande spreadsheets zijn geen uitzondering. Ook werden door verschillende groepen gebruikers soms verschillende databronnen en/of rapportagetools gebruikt om zicht te krijgen op dezelfde processen. Veel processen waren tenslotte te afhankelijk van de expertise, loyaliteit en ervaring van specifieke medewerkers.
De uitdaging had daardoor twee invalshoeken:
- Invulling geven aan een datagedreven aanpak inzake de sturing van de woningcorporatie
- Draagvlak en adoptie: Stimuleren van kennis en betrokkenheid door actief medewerkers mee te nemen in de aanpak, werkwijze en doelstellingen
Een pragmatische aanpak is voor veel organisaties essentieel bij de implementatie van dit soort projecten. De gebruikte aanpak van ‘klein en snel beginnen’ heeft mede bijgedragen aan het succes.
De aanpak
Om tot een datagedreven aanpak te kunnen komen werd een aantal veranderingen in gang gezet, in drie fases, die deels parallel zijn uitgevoerd.
1. Beleggen van eigenaarschap per kernproces.
Een belangrijk aspect van een datagedreven aanpak is accountability: wie is nu precies verantwoordelijk voor welk kernproces inclusief de bijbehorende data? Eigenaarschap en transparantie rondom de verantwoordelijkheden is een belangrijke voorwaarde voor de benodigde data governance. Er werd een MT-proces in gang gezet om alle kernprocessen via de RASCI-methodiek (Responsible, Accountable, Supportive, Consulted en Informed) te definiëren.
2. Technisch en functioneel ontwerpen van het datafundament.
Het fundament voor de data feeds en vastlegging werd in nauw overleg met de organisatie en externe partners ontworpen. Ook werden er in deze fase mensen geworven voor de ‘datadriehoek’ in de afdeling Informatisering en Automatisering, bestaand uit een Data Officer, een Data Analist, en een BI-specialist. Deze rollen en de juiste invulling ervan zijn essentieel voor het succes. Het vinden en werven van de juiste mensen was dan ook een belangrijke voorwaarde om het noodzakelijke datafundament te kunnen bouwen. Ondanks de krappe arbeidsmarkt slaagde Pré Wonen erin om een sterk team neer te zetten dat klaar is om de datagerichte aanpak door te kunnen ontwikkelen naar de toekomst toe.
3. Definiëren van relevante indicatoren en het ontsluiten van de benodigde databronnen.
Voor de ontwikkeling van de eerste dashboards heeft Eraneos de organisatie geholpen om heldere, zinvolle en goed gedefinieerde indicatoren op te stellen volgens navolgend schema. Vanuit zogenaamde ‘Critical Succes Factors” (CSF) zijn voor Pré Wonen meetbare Key Performance Indicatoren (KPIs) geformuleerd. Hier zijn Performance Indicators (PI) van afgeleid die van belang zijn voor de dagelijkse aansturing van de operatie. De onderste laag bestaat uit operationele Indicatoren (I). Op deze manier wordt inzichtelijk hoe elke individuele bijdrage optelt tot de uiteindelijk stuurinformatie; voor iedereen wordt duidelijk wat de eigen bijdrage is aan de tactische en strategische doelstellingen.
Deze structuur ondersteunt het draagvlak binnen de organisatie; data is zo niet alleen een ‘managementkwestie’ maar wordt een tastbaar gegeven voor medewerkers in alle lagen van de corporatie.
Het proces werd verder ondersteund door een data quality tool, waardoor niet kloppende of ontbrekende data snel kon worden geïdentificeerd. Pré Wonen is hiermee in staat gesteld om zelf inzicht te creëren (en uit te blijven breiden) in de juistheid van de data, afgestemd op de specifieke wensen van de organisatie. Niet alleen binnen het bronsysteem, maar ook gerelateerd aan overige beschikbare (referentie)data zoals de BAG.
Pré Wonen is een middelgrote woningcorporatie met ongeveer 16,000 huurwoningen in Haarlem, Beverwijk, Bloemendaal, Heemskerk, Heemstede en Zandvoort. Het is een mensgerichte organisatie die graag wil bijdragen aan een samenleving waarin iedereen ertoe doet. De organisatie staat daarbij voor drie grote maatschappelijke urgenties: beschikbaarheid, duurzaamheid en inclusiviteit.
Het resultaat
Een pragmatische aanpak is voor veel organisaties essentieel bij de implementatie van dit soort projecten. De gebruikte aanpak van ‘klein en snel beginnen’ heeft mede bijgedragen aan het succes. Zo kon er vanuit het team snel waarde worden toegevoegd voor de organisatie. Ook het groeiende besef in de organisatie dat woningcorporaties sterk datagedreven organisaties zijn, en dat er voor alle afdelingen veel waarde besloten zit in de reeds aanwezige data, was een belangrijke ondersteunende factor.
De eerste Power BI dashboards zijn opgeleverd, en ze worden goed gewaardeerd en gebruikt door de betreffende afdelingen. Maar de oplevering hiervan is uiteraard pas een begin. Het communiceren en zichtbaar maken ervan is nu essentieel; als andere afdelingen zien waartoe de dashboards leiden, zullen ook zij zich melden voor de ‘wasstraat’ om hun eigen dashboards te laten ontwikkelen. Zo kan deze belangrijke verandering in de manier van werken met data zich verspreiden over de organisatie. Daarnaast blijft er aandacht voor het uitwerken van een keten van indicatoren voor de verschillende lagen in de woningcorporatie, om zowel organisatie-breed als binnen de diverse afdelingen inzicht te kunnen geven in de gevolgen van sturingsbesluiten. Daarbij is het van groot belang om onderscheid te blijven maken tussen data waar daadwerkelijk op gestuurd kan worden, zogenaamde sturingsindicatoren, en data die meer van belang is voor de operatie, de operationele indicatoren. De bewustwording die Eraneos heeft kunnen bewerkstelligen in de organisatie is een mooie basis voor verdere groei. Medewerkers realiseren zich hoeveel informatie er eigenlijk al beschikbaar is, maar nog belangrijker: ze weten nu hoe ze waarde uit deze informatie kunnen halen als fundament voor de groei van hun organisatie.
What’s next
Eraneos zal de datadriehoek binnen Pré Wonen voorlopig blijven ondersteunen vanuit een coachende rol. Het team is inmiddels in staat om zelf de backlog gevuld te houden en constant waarde te leveren door het inrichten van dashboards die in alle lagen van organisatie gebruikt kunnen worden.
Daarnaast ontwikkelt het team zich steeds verder om de organisatie te helpen de juiste datavragen te stellen. De aankomende tijd worden de eerste datastewards benoemd op de verschillende afdelingen, om zo ook het eigenaarschap te beleggen omtrent datakwaliteit en de bijbehorende processen qua vastlegging en opvolging. Door ook hier klein en snel te beginnen, krijgt Pré Wonen inzicht in welke data voor welke processen en bijbehorende stuurinformatie het meest relevant is, en wordt voorkomen dat de organisatie vastloopt in een overvloed aan datakwaliteit problemen die samen te groot zijn om in één keer op te pakken.
Samen werken aan een duurzame verandering?
