De uitdaging
Hoe beheer je een overweldigende hoeveelheid HR en informatiebronnen nu je organisatie en Cloud-oplossing steeds verder groeit? Dat was de uitdaging van softwarebedrijf HR2day. De informatie had zich opgestapeld gedurende bijna een decennium en is cruciaal voor de dagelijkse werkzaamheden en naleving van wettelijke normen. Het was verspreid over verschillende formaten en opslagoplossingen, voornamelijk Google Drive, zonder goede organisatie of gemakkelijke toegang. Het gevolg was dat nieuwe medewerkers het een uitdaging vonden om door het doolhof van informatie te navigeren en in grote mate afhankelijk waren van een paar doorgewinterde experts voor begeleiding.
De situatie was verre van ideaal. Het vertraagde processen en legde onnodige druk op belangrijk personeel. Het groeiende team had dus duidelijk behoefte aan een gestroomlijnde manier om kennis te raadplegen en te delen. HR2day zocht naar een oplossing die hun uitgebreide documentatie efficiënt kon organiseren, gemakkelijk toegankelijk kon maken voor alle medewerkers en zo de operationele efficiëntie en teamautonomie kon verbeteren.
De aanpak
De oplossing voor HR2day lag in een resultaat van een interne Innovation Day van Eraneos. Tijdens deze innovatiedagen komt het Data & AI-team samen om te werken aan tools en technieken die door het team zelf zijn gekozen. De demo die door het Eraneos-team tijdens deze dag werd ontwikkeld en aan HR2day werd gepresenteerd, toonde het potentieel van Generatieve AI om kennisbeheer en het terugvinden van informatie te verbeteren.
Het project ging in juli 2023 van start met een ontwikkelingssprint van een maand met als doel de oplossing af te stemmen op de specifieke behoeften van HR2day, wat resulteerde in een Proof of Value. Door de documenten te converteren en op te slaan in een vectordatabase, werd de kern voor een dynamische, doorzoekbare kennisbank werd gecreëerd.
HR2day is toonaangevend in de ontwikkeling van geavanceerde softwareoplossingen voor HR- en salarisprocessen. De organisatie stelt bedrijven in staat om hun personeels- en betalingsprocessen te stroomlijnen. HR2day, een bedrijf dat innovatie en efficiëntie hoog in het vaandel heeft staan, heeft de afgelopen jaren een snelle groei doorgemaakt, waardoor geavanceerde oplossingen nodig waren voor het beheer van de groeiende hoeveelheid interne documentatie en kennis. Met een sterke focus op naleving van de wet en een gebruiksvriendelijk ontwerp, komt de software van het bedrijf tegemoet aan de complexe behoeften van moderne bedrijven, zodat HR-activiteiten soepel en effectief kunnen worden uitgevoerd.
De oplossing
Eraneos ontwikkelde speciaal voor HR2day een Generatieve AI Virtuele Assistent. Deze Virtuele Assistent is ontworpen om de uitgebreide collectie documenten van HR2day te doorzoeken en te organiseren in een doorzoekbare en gestructureerde kennisbank. De oplossing maakt gebruik van semantische zoekfunctionaliteit om relevante informatie te vinden in plaats van de conventionele manier van zoeken op basis van zoektermen.
Eraneos gebruikte een Retrieval Augmented Generation (RAG)-aanpak en semantisch zoeken om het GPT-model toegang te geven tot de meest relevante inhoud van de kennisbank als antwoord op vrije tekstvragen. Deze aanpak zorgde ervoor dat het team van HR2day snel nauwkeurige en relevante informatie kon vinden zonder alle documentatie te hoeven doorlezen.
De Virtuele Assistent voldoet daarnaast ook aan specifieke behoeften van de klant, zoals het geven van antwoorden in het Nederlands, ongeacht de taal waarin de vraag werd gesteld, om zo consistentie en toegankelijkheid te garanderen.
Het model kan bovendien identificeren wanneer informatie met betrekking tot een vraag niet beschikbaar is en de vrager informeren in plaats van zelf een antwoord te bedenken – dit helpt verwarring te voorkomen die zou kunnen ontstaan door irrelevante of foutieve antwoorden. Deze oplossing stroomlijnt niet alleen de toegang tot informatie, maar maakt ook de weg vrij voor efficiëntere en beter geïnformeerde besluitvorming binnen het bedrijf.
Tot slot kan de tool niet alleen de benodigde informatie ophalen, maar ook complexe of lange teksten samenvatten en helpen teksten herschrijven. Samenvatten helpt om snel de relevante aspecten van complexe teksten te begrijpen. Herschrijfmogelijkheden helpen bij het maken van aangepaste versies van documenten op basis van technische beschrijvingen en het combineren van secties uit verschillende documenten. Dit versnelt het proces van het maken van eindgebruikersdocumentatie voor specifieke situaties.
De inzet van de Virtuele Assistent was een belangrijke mijlpaal in de digitale transformatie van HR2day. Deze oplossing heeft de efficiëntie van het ophalen van informatie binnen de organisatie drastisch verbeterd, waardoor de afhankelijkheid van sleutelfiguren is verminderd en kennis veel breder toegankelijk is.
Samen werken aan een duurzame verandering?
