De uitdaging
Het digitaliseren van levensverzekeringscontracten brengt aanzienlijke voordelen met zich mee voor verzekeringsmaatschappijen. Het vergroot de toegankelijkheid en efficiëntie van gegevens, verbetert de nauwkeurigheid en consistentie, en opent de deur naar geavanceerde gegevensanalyse. Deze verbeteringen resulteren in een betere klantenservice, versnellen besluitvormingsprocessen en verrijken de bedrijfsinformatie. Maar hoe zorg je dat het digitaliseren zo efficiënt mogelijk gedaan wordt?
Onlangs stond een grote verzekeringsmaatschappij voor de uitdaging om meer dan 20.000 oude klantcontracten te migreren naar een gestructureerd, digitaal formaat. Sommige van deze contracten dateren zelfs uit de jaren 40. Deze documenten varieerden in lengte van 200 tot 3.000 pagina’s en omvatten een mix van e-mailcommunicatie, contracten, wijzigingen en andere relevante informatie. Vanwege deze diversiteit en de ongestructureerde aard van de contracten, was het vastleggen van essentiële gegevens, zoals betalingsinformatie voor de polis, en het terugvinden van belangrijke informatie een uitdagende en tijdrovende taak.
De aanpak
Eraneos voerde eerst een uitgebreide analyse uit. De verzekeraar had in het verleden veel moeite met het handmatig verwerken van levensverzekeringscontracten. Het migreren van slechts één contract kostte een medewerker vaak een aanzienlijke hoeveelheid tijd, variërend van een half uur tot een hele dag. Met duizenden contracten voor de boeg zou het jaren hebben geduurd om dit handmatig te voltooien. Om deze uitdaging aan te gaan, zette het Eraneos-team zich in voor de ontwikkeling van een oplossing op basis van Generatieve AI, met als doel de migratie en het terugvinden van informatie uit de documenten te versnellen. De door ons team ontwikkelde tool verkort deze tijd drastisch en verbetert de efficiëntie en productiviteit. Het duurde slechts drie maanden om het project af te ronden, van kick-off tot oplevering.
Gezien de diverse leeftijd en variëteit aan formaten van de documenten, besloot het Eraneos projectteam een combinatie van meerdere modellen te gebruiken waaronder optische tekenherkenning (OCR), visueel zoeken (RVS) en geavanceerde generatieve AI-modellen. Naast OpenAI’s GPT koos het Eraneos team voor Amazon Textract. Als AWS-partner biedt Eraneos de expertise om volledig gebruik te maken van de mogelijkheden van Textract, een tool voor machinaal lerende tekstinterpretatie die deel uitmaakt van Amazons suite van cloud computing-services. Deze geavanceerde technologieën werken naadloos samen om complexe beelden, zoals gedigitaliseerde geschreven teksten, te extraheren, te interpreteren en om te zetten in gestructureerde, verifieerbare gegevens. Wanneer een gebruiker informatie uit een van de duizenden documenten moet opzoeken, helpt de AI bij het lokaliseren van de relevante secties binnen de documenten en presenteert deze resultaten in een gebruiksvriendelijke front-end webapplicatie.
Het handmatig verwerken van meer dan 20.000 contracten zou onze klant per contract tussen een half uur en een hele dag hebben gekost, waardoor de taak mogelijk jaren in beslag had kunnen nemen.
Achter de schermen doorzoekt onze oplossing de enorme dataset en biedt de gebruiker direct de meest relevante suggesties, samen met exacte coördinaten (pagina- en positienummer) om aan te geven waar de informatie is gevonden. Het systeem identificeert ook welke versie van het document het meest actueel lijkt te zijn, zodat de gebruiker verouderde informatie kan vermijden.
Een van de belangrijkste voordelen van onze AI-oplossing is dat het een “human-in-the-loop” systeem is, wat betekent dat menselijke medewerkers de uiteindelijke beoordeling en beslissingsbevoegdheid hebben over alle output van de tool. Deze aanpak verhoogt niet alleen de nauwkeurigheid, maar versterkt ook het vertrouwen in het AI-systeem, omdat het personeel de output direct kan verifiëren en corrigeren. Dit minimaliseert aanzienlijk het risico op fouten, waardoor het een robuuste oplossing is voor het beheren van gevoelige verzekeringsgegevens.
Aangezien de klant gevestigd is in de EU en daarom onderworpen is aan de GDPR-voorschriften, zorgde ons team voor naleving door gebruik te maken van OpenAI via de cloudinfrastructuur van Microsoft Azure, die wordt gehost in datacenters in de EU.
Onze klant, een toonaangevende verzekeringsmaatschappij, bevindt zich in het proces van digitale transformatie van haar gegevensbeheer. Door duizenden papieren documenten te migreren naar gestructureerde digitale gegevens, zet het bedrijf een significante stap voorwaarts in het verbeteren van de toegankelijkheid van gegevens en het stroomlijnen van besluitvormingsprocessen die van invloed zijn op hun klanten.
De resultaten
De tool van Eraneos versnelt aanzienlijk de migratie van grote hoeveelheden ongestructureerde gegevens naar een gestructureerd formaat, wat resulteert in een snellere workflow voor onze klant. Het handmatig verwerken van meer dan 20.000 contracten zou de klant enkele jaren hebben gekost. Tijdens de tests waren de medewerkers die voorheen handmatig de contractgegevens beheerden onder de indruk van en tevreden over de nieuwe tool, vooral omdat deze de tijd die ze besteedden aan het doorlezen van lange, complexe documenten aanzienlijk verminderde. We verwachten een tijdsbesparing van ongeveer 30-50%, afhankelijk van de complexiteit van het contract.
De AI-tool interpreteert op een zeer effectieve wijze contractinformatie uit maximaal 80 gegevensvelden en levert een uiterst nauwkeurige output. Het biedt onze klant een effectieve oplossing voor het omzetten van een enorme hoeveelheid historische gegevens in een waardevol digitaal bezit. Naast het stroomlijnen van het digitaliseringsproces zorgt de tool voor gegevensintegriteit en eenvoudige toegang tot de gemigreerde gegevens. Door snelle validaties met originele documenten mogelijk te maken, stelt de tool het personeel van de klant in staat om snel nauwkeurige beslissingen te nemen. Dit project legt de basis voor vergelijkbare toekomstige transformaties binnen de verzekeringssector en daarbuiten, en toont de aanzienlijke voordelen aan van het integreren van AI in documentbeheersystemen.
Samen werken aan een duurzame verandering?
