De uitdaging
Eraneos begeleidt de Amsterdamse woningstichting Rochdale in de transformatie naar een datagestuurde organisatie, zodat Rochdale haar huurders nu en in de toekomst kan blijven voorzien van goede, betaalbare woningen en de beste service.
Waar de organisatie nu nog acteert op een combinatie van versnipperde, soms onvolledige data en interpretaties zal Rochdale in de nabije toekomst kunnen werken met consistente informatie, geleverd door het nieuw opgezette Data Competence Center. Hierdoor worden de basistaken van de woningcorporatie geoptimaliseerd, waardoor medewerkers hun aandacht kunnen vestigen op wat nodig is: de huurders voorzien van snelle en goede service. Een transitie waarbij niet alleen focus ligt op het verkrijgen van een goede en volledige datastructuur, maar nog veel belangrijker: op het creëren van intern draagvlak, begrip en een organisatiestructuur die toekomstbestendig is ingericht.
Met een integraal team is Eraneos, samen met Rochdale en PWCo, verantwoordelijk voor de Agile aanpak en het opzetten van een gedragen DCC, een rapportage- en analyse structuur, datadefinities en modellering en de implementatie.
De planuitwerking is mogelijk door een wendbare, lerende organisatie, met een scherpe maatschappelijke antenne. Rochdale’s dienstverlening is erop gericht eenvoudige vragen snel, simpel en zonder gedoe op te lossen en op te schalen als het ingewikkelder wordt. Op deze manier geeft de organisatie invulling aan haar doelstellingen om voorspelbaar, betrouwbaar en persoonlijk te zijn.
De aanpak
Nederland kent van oudsher een sterke sociale huursector, die betaalbaar en van goede kwaliteit is; voor lage en middeninkomens. Klimaatverandering, economische recessie, wereldwijde migratie en politieke onrust zetten de (sociale) huursector onder druk. Dat ervaart ook Woningstichting Rochdale. Hoe kan zij haar huurders blijven voorzien van goede én betaalbare woningen? Hoe biedt Rochdale haar huurders de service die ze nodig hebben? Hoe zorg je voor zo kort mogelijke leegstand van een woning? Hoe houdt Rochdale het woningbestand actueel? En hoe zorg je als organisatie voor een onderhoudsprogramma dat volledig is en kosteneffectief is ingericht? Al deze vragen, in combinatie met een verouderd IT-systeem, waren voor Rochdale de aanleiding om nu in te zetten op een datagedreven organisatiestructuur. Want hierdoor kan Rochdale straks snel, volledig en flexibel anticiperen op deze en toekomstige uitdagingen.
Het verouderde management informatiesysteem voldoet niet meer aan de technische en inhoudelijke eisen en wensen van organisatie. Enerzijds houdt dit in dat de sturingsinformatie beperkt is en anderzijds is de basis technisch en inhoudelijk onvoldoende gestandaardiseerd. Geen antwoord kunnen geven op vragen als ‘is een wooneenheid met of zonder garage?’ en ‘wat is de definitie van een garage?’ maken werkzaamheden nodeloos ingewikkeld. Bovendien heeft dit tot gevolg dat intern en extern geen vergelijkingen en analyses kunnen worden uitgevoerd.
Eraneos heeft een langetermijnstrategie opgesteld, waarin wordt toegewerkt naar datagestuurd werken. In deze strategie werken we met vijf pijlers:
- systemen & architecturen om de technologie op orde brengen in een robuust en duurzaam platform;
- producten & diensten waar de organisatie behoefte aan heeft identificeren en ontwikkelen;
- processen ontwikkelen en standaardiseren, zoals het opstellen van basisdefinities;
- organisatie opleiden en inrichten, zodat er draagvlak is én de juiste mindset wordt ontwikkeld;
- collega’s om nieuwe rollen te duiden en deze in te vullen met de juiste personen.
Met een scrum-aanpak transformeert de organisatie stapsgewijs van business intelligence naar het integreren van data-analyse en uiteindelijk voorspellen in 2025/2026. En hoewel de grote lijnen van deze planning staan, wordt ieder jaar een projectplan uitgestippeld om dit doel te halen. De complexiteit, technologische ontwikkelingen en een lerende organisatie maken dat de scrum-aanpak voor zo’n project ideaal is.
Rochdale is één van Amsterdams grootste woningcorporaties. Met een missie om goede en betaalbare woningen, in sterke buurten, voor mensen met een relatief laag inkomen te bieden, zorgt Rochdale met ruim 38.000 woningen voor onderdak van 80.000 bewoners in de metropoolregio Amsterdam. Rochdale is zeer gemotiveerd om een stevige bijdrage te leveren aan het oplossen van de wooncrisis. De vraag naar betaalbare woonruimte is veel groter dan het aanbod, waardoor het recht op een huis voor veel mensen ver buiten bereik ligt. En er is méér aan de hand. In sommige buurten staat de leefbaarheid onder druk. Bovendien vraagt de dreigende klimaatcrisis om grote investeringen die de duurzaamheid van onze woningen verbeteren.
Het resultaat
In de eerste fase is de basis voor data-analyse binnen de organisatie inmiddels gelegd.
Systemen, processen en producten
Van een dashboard- en rapportagesysteem naar een datawarehouse 2.0 – een databeheersysteem om business intelligence-activiteiten te ontluiken – is standaardisering nodig. Want met datastandaarden spreken overheden, corporaties, systemen, medewerkers en huurders allemaal dezelfde taal. Hierdoor kun je appels met appels vergelijken en kun je transparant en snel handelen bij bijvoorbeeld huurdersvragen, compliance of investeringen. Voor standaardisering zijn de branchebrede VERA en CORA standaarden van koepelorganisatie Aedes gebruikt. Deze standaarden zijn geïmplementeerd en door samenwerkingspartner PWCo vertaald naar de data-dashboards.
Organisatie & collega’s
Hoewel datagestuurd werken nu veel als heilige graal wordt gezien, blijft dit slechts een middel om je doelen te bereiken. Een datagestuurde organisatie werkt namelijk pas écht als hier ook de organisatie in meebeweegt. Aldoende leren medewerkers wat alles inhoudt en groeien ze met de systemen mee. Door het Data Competence Center ontstaan nieuwe rollen, zoals data scientists, data engineers en data analisten en worden rollen als data stewards betekenisvoller. En in iedere organisatie zitten wel mensen die bezig zijn met data-adaptatie of veel in excel werken. Ook bij Rochdale zijn meerdere mensen intern gemobiliseerd om deze nieuwe rollen in te vullen.
What’s next
De komende jaren werkt Rochdale verder aan de uitrol van haar langetermijnstrategie. Rochdale wil en moet beter in kunnen spelen op grote vraagstukken als woonfraude, binnenklimaat en uitdagingen als meer bouwen, stikstof, klimaat en verduurzaming. Stapsgewijs gaat Rochdale toe naar met data deze kwesties te kunnen gaan voorspellen en steeds beter op in te spelen. In de volgende fase wordt de stuurinformatie van de afdeling klantcontact georganiseerd. Door deze informatie goed te verzamelen, heeft het personeel meer inzicht. Zo kunnen zij huurders sneller en beter te woord staan. Als er bijvoorbeeld veel klachten vanuit een bepaalde wijk komen, dan is het verband sneller te leggen en is ook eerder actie mogelijk.
Uiteindelijk moet het Data Competence Center, kwalitatief goede data bieden, overzichtelijke rapportages geven en zo helpen het leven van personeel en huurders beter te maken. Huurders merken dit door betere coördinatie en service , wat bijdraagt aan de leefbaarheid van de buurt waar zij wonen. Rochdale profiteert van verlaging van kosten, betere service en meer efficiëntie door bijvoorbeeld onderhoud slim te plannen en huizen minder lang leegstaan tussen overdrachten. En dat vraagt nu weliswaar een flinke cultuuromslag, maar zorgt ervoor dat iedereen die te maken heeft met Rochdale zich echt herkent in haar belofte “Rochdale geeft Thuis”.
Samen werken aan een duurzame verandering?
