Nu organisaties te maken krijgen met steeds complexere regelgeving, vereist het nog meer om compliance te waarborgen en tegelijkertijd de operationele efficiëntie te behouden. Regelgeving zoals GDPR, CSRD en DORA creëren een dynamisch compliance-landschap, waardoor bedrijven zich snel moeten aanpassen aan veranderende eisen. AI-gebaseerde oplossingen helpen bedrijven om te navigeren door complexe compliance-eisen door documentbeheer te automatiseren en processen te stroomlijnen om aan de eisen van de regelgeving te voldoen. Een van deze oplossingen is onze AI-gebaseerde Document Compliance Assistant, die het onderhoud van up-to-date, accurate en compliant documentatie vereenvoudigt.
De uitdaging: de kloof overbruggen tussen bestaande en nieuwe documentatie
In elke gereguleerde sector moeten organisaties enorme hoeveelheden documentatie bijhouden om te voldoen aan wetten, interne beleidsregels en toezichthouders-normen. Bovendien worden deze documenten steeds omvangrijker en complexer. Bedrijven moeten vaak twee soorten documentatie beheren:
- Bestaande documentatie (inclusief beleid, documenten en processen): Dit zijn de evoluerende, dagelijkse operationele regels en richtlijnen die voortdurend worden bijgewerkt. Dit kunnen bijvoorbeeld memo’s, procesbeschrijvingen, en configuratiebestanden zijn. Hoewel deze documenten essentieel zijn voor het begeleiden van de huidige activiteiten, missen ze vaak structuur en formele consistentie.
- Nieuwe documentatie (waarvoor mogelijk ook een update van de bestaande documentatie, beleidsregels of processen nodig is): Dit zijn de rigide, officiële documenten die nodig zijn voor naleving, zoals contracten, beleidsregels, certificeringen en auditrapporten. Deze documenten zijn vaak gebaseerd op sjablonen en worden periodiek bijgewerkt om te voldoen aan de wettelijke vereisten.
De uitdaging ligt in het overbruggen van de kloof tussen deze twee typen – ervoor zorgen dat operationele inzichten in real-time effectief worden weerspiegeld in gestructureerde compliance-documentatie en er tegelijkertijd voor zorgen dat bedrijfsprocessen op beide typen zijn afgestemd, waardoor inefficiënties, fouten en regelgevingsrisico’s worden verminderd.
Hoe AI kan helpen de kloof te overbruggen
Een AI-assistent voor document-compliance kan fungeren als de cruciale link tussen de twee soorten documenten. Door voortdurend operationele inzichten te vertalen naar gestructureerd materiaal, helpt AI een naadloze stroom van conforme documentatie in stand te houden. AI kan er ook voor zorgen dat bedrijfsprocessen in lijn zijn met zowel wettelijke normen als interne richtlijnen – waardoor handmatige inspanningen worden verminderd en compliance risico’s worden beperkt. Hieronder beschrijven we vijf specifieke gebruikssituaties van document-compliance met behulp van AI.
- Documentgeneratie automatiseren – AI kan het genereren van formele documenten uit informele bronnen automatiseren. Door ongestructureerde data te analyseren, zoals e-mails, memo’s en notulen, kan AI goed gestructureerde rapporten, beleidsregels en contracten maken die aan de regels voldoen. Dit elimineert de (tijdrovende) taak van het handmatig vanaf nul opstellen van documenten en zorgt er tegelijkertijd voor dat de inhoud in lijn is met de huidige regelgeving. Wanneer er bijvoorbeeld informele richtlijnen worden opgesteld door verschillende teams, kan AI deze updates vertalen naar formele documentatie, zodat alle benodigde belanghebbenden op één lijn zitten en er wordt voldaan aan de compliancy-normen.
- Voortdurende controle van documenten – Een van de grootste uitdagingen bij compliance is ervoor zorgen dat documenten up-to-date en accuraat blijven. Regelgeving verandert regelmatig en wat gisteren conform was, voldoet wellicht niet meer aan de normen van vandaag. Het beoordelingsproces kan geautomatiseerd worden door zowel formele als informele documenten te scannen op inconsistenties of verouderde informatie. Dit is een geautomatisseerd process dat voordurent bewaakt of uw organisatie voldoet aan de regelgeving. U bent dus 24×7 compliant. AI vergelijkt de nieuwe informele memo’s of operationele updates met bestaand formeel beleid en discrepanties signaleren die moeten worden aangepakt. Ongestructureerde data uit bijvoorbeeld directienotulen kunnen ook worden meegenomen. Bijvoorbeeld wanneer risico’s beleidsmatig zijn gemitigeerd. Op deze manier helpt AI ervoor te zorgen dat alle documenten – of ze nu formeel of informeel zijn – in overeenstemming blijven met de laatste wijzigingen in de regelgeving.
- Real-Time Regelgeving Updates – Voldoen aan nieuwe regelgeving is cruciaal, maar het handmatig bijhouden van wijzigingen in de regelgeving is een tijdrovende klus. AI kan organisaties helpen om deze veranderingen voor te blijven door nieuwe regelgevingsupdates in real-time te volgen en te analyseren. De AI-assistent kan regelgevende instanties scannen en onmiddellijk relevante updates of wijzigingen markeren die van invloed kunnen zijn op de nalevingsdocumenten van het bedrijf. AI kan bijvoorbeeld de invoering van nieuwe beleidsregels in het kader van regelgeving zoals GDPR, DORA of CSRD volgen en aangeven welke delen van de bestaande documentatie van een bedrijf moeten worden bijgewerkt. Door dit proces te automatiseren, zorgen organisaties ervoor dat ze altijd voldoen aan de meest recente wettelijke vereisten, zonder afhankelijk te zijn van handmatige updates.
- Nauwkeurigheid verbeteren en menselijke fouten verminderen – Handmatige documentatie- en beoordelingsprocessen zijn gevoelig voor menselijke fouten, of het nu gaat om het over het hoofd zien van belangrijke nalevingspunten of het verkeerd interpreteren van complexe regelgeving. AI kan deze fouten aanzienlijk verminderen door te trainen op enorme datasets van regelgevende teksten en nalevingsdocumenten. Dit kan resulteren in een grotere nauwkeurigheid en een groter vertrouwen dat alle compliancedocumentatie is afgestemd op het interne beleid en de externe regelgeving. AI kan ook potentiële non-compliance of hiaten in de documentatie detecteren en aanbevelingen voor verbetering doen.
- Verbeterde nalevingsrapportage – In sectoren als de financiële sector, de gezondheidszorg en de productie is tijdige en nauwkeurige compliance-rapportage essentieel. AI kan helpen bij het genereren van nalevingsrapporten door de benodigde data uit zowel informele als formele documentatie te halen en samen te voegen tot uitgebreide, nauwkeurige rapporten die voldoen aan de normen van de regelgeving. AI kan bijvoorbeeld data halen uit operationele logboeken, memo’s en interne documentatie om de nodige duurzaamheids- of ESG-rapporten (Environmental, Social en Governance) te genereren. Deze geautomatiseerde rapportage bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat de rapporten consistent en foutloos zijn, waardoor de kwaliteit van indieningen bij regelgevende instanties verbetert.
AI ondersteunt naleving van regelgeving.
Ontdek hoe onze slimme AI-oplossingen jouw organisatie helpen documentatie te automatiseren, compliant te blijven en complexe regels te vertalen naar duidelijke, uitvoerbare stappen.
De toekomst van documentnaleving met AI
cAI verandert de manier waarop organisaties omgaan met het naleven van documenten. Door het genereren, beoordelen en bijwerken van nalevingsdocumenten te automatiseren, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze altijd voldoen aan de meest recente wettelijke vereisten en tegelijkertijd de efficiëntie en nauwkeurigheid verbeteren.
De AI-gebaseerde document compliance assistant is klaar om een essentieel hulpmiddel te worden voor bedrijven die de complexiteit van de regelgeving willen aanpakken. Door de kloof tussen bestaande en nieuwe documentatie te overbruggen, biedt AI een naadloze oplossing die compliance workflows efficiënt en up-to-date houdt.
Nu bedrijven onder toenemende druk staan om te voldoen aan wettelijke normen en tegelijkertijd flexibel te blijven, is het gebruik van AI-gebaseerde compliance-oplossingen niet langer slechts een optie – het is een strategische noodzaak. Organisaties die AI inzetten voor compliance kunnen kosten besparen, risico’s beperken en zich richten op het stimuleren van groei zonder te worden belemmerd door de complexiteit van regelnaleving.
