Uitdagingen
Aan het begin van de transitie sloot de werkwijze van de Infra-teams niet goed aan op deze ontwikkeling. Er is binnen DICTU sprake van veel maatwerkoplossingen. Daarnaast kende de Divisie Infrastructuur Diensten nog weinig automatisering en standaardisatie, was er onvoldoende onderlinge afstemming binnen de verschillende ketens, en sloot Infra niet aan op het ritme (en planning) van de Software Voortbrengings Teams. Onhandig, want zo kregen de Agile werkende Software Voortbrengings Teams (en teams die in de nabije toekomst Agile wilden gaan werken), niet de snelle, wendbare dienstverlening die nodig is.
Bovendien werd de beschikbare menscapaciteit niet efficiënt gebruikt, en moest er gestopt worden met overbodige, tijdrovende werkzaamheden. Het beter leren kennen van andere teams, afnemers en stakeholders in de Infra-keten was dus nodig: wie kan ons helpen, wie heeft bruikbare kennis in huis?
“Door Agile te leren werken, kunnen we de werklast beter beheersen, onze capaciteit optimaliseren en werkprocessen standaardiseren.”
Aanpak
We kozen voor een Agile transitie aanpak, die startte met een basistraining Agile en DevOps voor alle medewerkers binnen de divisie. Het eigenlijke transitieplan was opgedeeld in vijf stappen, en liep parallel aan de transitie van de Software Voortbrengings Teams:
- Samenstelling van het Infra-team.
- Scope van het Infra-team.
- Backlog opstellen.
- Werkafspraken maken (stand-ups, retro’s, demos, refinements, sprintplanning).
- Begeleiding van de teams tijdens de sprints.
In het kader van de reorganisatie van Infra werden er 17 teams samengesteld, elk met een Product Owner, Scrum Master en 5 Teamleiders. De betrokken Agile coaches, die de Infra-teams begeleidden, werkten allemaal op dezelfde vooraf afgesproken manier. 17 teams met elk een dashboard hielden de gestandaardiseerde resultaten bij op team- en Infra-niveau.
De Dienst ICT Uitvoering (DICTU) is een rijksbrede ICT-dienstverlener voor subsidiesystemen, registratiebeheer en inspectiediensten, en verzorgt de IT van zo’n 14.000 verschillende werkplekken. Het webteam ontwikkelt voor verschillende uitvoeringsorganisaties websites, apps, intranet-omgevingen, e-learnings en toegangsverleningsservices zoals DigiD. Kwaliteit, betrouwbaarheid, informatieveiligheid en continuïteit zijn belangrijke pijlers voor DICTU. Met een grote rol voor mobile, big data en werken in de cloud, is DICTU bovendien gefocust op moderne en toekomstbestendige ICT-diensten.
Het resultaat
De introductie van Agile heeft tot veel veranderingen op de werkvloer geleid. Er zijn nu teams rondom Infra dienstverlening die het scrum framework hebben omarmd en aan de slag gaan met een geprioriteerde backlog, een Product Owner en Scrum Master. Daardoor is er meer zicht op gepland en ongepland werk, zijn teams zelfstandiger gaan acteren en kon het management haar operationele rol loslaten en zich meer richten op het faciliteren van deze teams.
Met deze agile aanpak is de voorspelbaarheid van de oplevering en het inzicht in de hoeveelheid werk van de Divisie Infrastructuur Diensten toegenomen. Ook is er meer beheersing van de werklast binnen teams ontstaan. Hierdoor is het voor de afnemers veel duidelijker welke keuzes in prioriteit zij gezamenlijk moeten maken zodat de daadwerkelijke waarde van de geleverde infra-dienstverlening toeneemt. Enthousiaste teams geven tijdens zeepkisten demo’s aan de hele Divisie Infrastructuur Diensten, en Scrum Masters en Product Owners werken in een gilde actief samen en stemmen regelmatig hun backlogs op elkaar af.
Infra is door de genomen maatregelen niet automatisch de gebeten hond als het gaat om niet tijdig kunnen leveren. De afstemming tussen de verschillende Infra-teams is verbeterd, net als de afspraken die zij hebben gemaakt. Bovendien wordt er meer geluisterd naar de experts binnen teams, en is er sprake van meer autonomie. Teamleden voelen zich daardoor gehoord en durven nu ook sneller beslissingen te nemen. Men vertrouwt meer op elkaars kwaliteit, expertise en ervaring.
Samen werken aan een duurzame verandering?
Neem contact op met onze experts