Der Dialog: Mehraufwand/ Kostentreiber oder Allheilmittel?
Die Vergabeprozesse im öffentlichen Beschaffungswesen sind gesetzlich detailliert geregelt und für alle involvierten Parteien transparent. Mit der Revision der bundesweiten und kantonalen Gesetzgebungen sind in erster Linie die qualitativen und nachhaltigen Aspekte in den Vordergrund gerückt. Doch schon seit 2010 gibt es auf Bundesebene die Möglichkeit, diese Aspekte mit dem bekannten, jedoch zu selten genutzten Dialog zu berücksichtigen.
Auf den ersten Blick mag die Beschaffung mit dem Dialog im Vergleich zum regulären offenen oder selektiven Verfahren lang und aufwändig erscheinen. Im Gesamtkontext betrachtet, zeigen unsere Erfahrungen jedoch, dass sich die zu Beginn investierte Zeit später mehrfach auszahlt. Insbesondere bei IT-Projekten ist auch seitens Lieferanten der Wunsch nach Dialog sehr oft vorhanden. Deshalb sollte vermehrt die Frage gestellt werden: «Gibt es gute Gründe, die gegen den Dialog während der Beschaffungsphase sprechen?»
Wann ist es sinnvoll, den Dialog einzusetzen?
Wir empfehlen, bei den meisten komplexen Beschaffungen einen Dialog durchzuführen. Zumindest sollte die Möglichkeit, einen Dialog durchzuführen, im Vorfeld der Beschaffung thematisiert werden. Insbesondere bei IT-Individualentwicklungen ergeben sich dank dem Dialog sehr grosse Potenziale, die Projekte besser aufzustellen.
«Bei komplexen Aufträgen, bei intellektuellen Dienstleistungen oder bei der Beschaffung innovativer Leistungen kann eine Auftraggeberin im Rahmen eines offenen oder selektiven Verfahrens einen Dialog durchführen mit dem Ziel, den Leistungsgegenstand zu konkretisieren sowie die Lösungswege oder Vorgehensweisen zu ermitteln und festzulegen. Auf den Dialog ist in der Ausschreibung hinzuweisen. »
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