Die Herausforderung
Die bestehende auf Oracle basierende ERP-Umgebung im Betriebszentrum von Ärzte ohne Grenzen (Médecins Sans Frontières, MSF) in Amsterdam war veraltet. MSF wollte daher seine Kernprozesse weiter optimieren und sie durch Microsoft Dynamics ersetzen. Die Einführung der Software sollte ausserdem die Möglichkeit bieten, die End-to-End-Prozesse der Funktionen HR, Logistik, Finanzen, Operations und Shared Management-Prozesse weiter zu digitalisieren.
Das eigentliche Ziel dieser gesamten Umstellung bei MSF bestand jedoch darin, Zeit- und Kosteneinsparungen von 30 Prozent zu erzielen. Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist komplex und kann scheitern, wenn das Projektmanagement – und das Management als Ganzes – dem Prozess nicht gewachsen ist. Deshalb wurde Eraneos mit dem Projektmanagement beauftragt.
Alle Abteilungen schlossen die kontrollierte «Go-Live»-Phase in der neuen Umgebung im Rahmen des Budgets von MSF mit grossem Erfolg ab.
Der Lösungsansatz
MSF musste eine Reihe von Voraussetzungen schaffen, um sicherzustellen, dass die Umsetzung der digitalen Transformation reibungslos verlaufen würde. Der Ausgangspunkt war daher die Wahl eines Lean-Ansatzes für den Übergang, beispielsweise durch Ernennung einer einzigen verantwortlichen Ansprechperson pro Abteilung (statt drei), welche die Umsetzung auf Abteilungsebene leiten sollte.
Darüber hinaus wurde eine Governance-Richtlinie für jede Abteilung erarbeitet – und durchgesetzt. Sie sollte dazu beitragen, schneller bessere Entscheidungen zu treffen. Ausserdem wurden Verbindungen zwischen den Abteilungen geschaffen, sodass sie abteilungsübergreifende Probleme selbst lösen konnten. Neben den Kernprozessen wurden Projektplanung und -umfang vereinfacht sowie die Test- und Abnahmephase überarbeitet.
Über Ärzte ohne Grenzen (Médecins Sans Frontières, MSF) | Die Expertenteams von MSF arbeiten Tag und Nacht, um für Menschen in Notsituationen humanitäre Hilfe zu leisten, von Chirurgen in Feldkrankenhäusern bis hin zu Spendensammlern auf der Strasse. MSF leistet als medizinische, humanitäre und kritische Organisation medizinische Hilfe in Konfliktgebieten, nach Naturkatastrophen, während Epidemien und mehr. Die 1971 gegründete Organisation hat sich einer Kultur der Inklusion verschrieben und lässt sich durch Grenzen nicht einschränken. Sie folgt den Grundsätzen der Unabhängigkeit, Neutralität und Unparteilichkeit und wurde 1999 mit dem Friedensnobelpreis ausgezeichnet.
Das Resultat
Wenngleich die Mitarbeitenden von MSF den Übergang von Oracle zu Microsoft Dynamics als gewisse Herausforderung empfanden, bestand beim Umsetzungsteam nie ein Zweifel daran, dass dieses gross angelegte Projekt erfolgreich abgeschlossen werden würde. Dem Team fand bald Gefallen an der Umsetzung. Die Software ist nun in Betrieb und bisher wurden keine signifikanten Fehler identifiziert. MSF ist nun bereit, mit den nächsten Schritten eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren.
Gemeinsam gestalten wir nachhaltigen Wandel
Kirsten Buffo de Jong
Partner
Manufacturing | Logistics