El Reto
HR2day se enfrentaba a un reto cada vez mayor a medida que su organización y su producto en la nube se ampliaban: cómo gestionar una cantidad abrumadora de recursos e información sobre RR.HH que se había acumulado durante casi una década. Esta información, crítica para las operaciones diarias y el cumplimiento de las normas legales, estaba dispersa en varios formatos y soluciones de almacenamiento, principalmente Google Drive, sin una organización adecuada ni un acceso fácil. Como resultado, a los nuevos empleados les resultaba difícil navegar por el laberinto de información y dependían en gran medida de la orientación de unos pocos expertos.
La situación distaba mucho de ser ideal. Ralentizaba los procesos y ejercía una presión excesiva sobre el personal. Por tanto, la necesidad para acceder y compartir conocimientos de un modo simplificado era evidente. HR2day buscaba una solución que pudiera organizar su amplia documentación de forma eficiente, haciéndola fácilmente accesible a todos los empleados y mejorando así la eficiencia operativa y la autonomía del equipo.
Nuestro enfoque
Esta solución se demostró conceptualmente por primera vez durante un Día de la Innovación interno de Eraneos, durante el cual el equipo de Data & IA se reúne para trabajar en herramientas y técnicas de vanguardia elegidas por el propio equipo. La demostración, elaborada por el equipo de Eraneos y presentada a HR2day, mostraba el potencial de la IA Generativa para mejorar la gestión del conocimiento y la recuperación de información.
El proyecto arrancó en julio de 2023 con un sprint de desarrollo de un mes con el objetivo de adaptar la solución a las necesidades específicas de HR2day, lo que dio lugar a una Prueba de Concepto. La solución integró un proceso de ingesta y conversión vectorial de documentos, creando una base dinámica de conocimientos en la que se pueden realizar búsquedas.
HR2day es líder en el desarrollo de sofisticadas soluciones de software para procesos de RRHH y nóminas. La organización permite a las empresas simplificar sus recursos y procesos de pago. Como empresa comprometida con la innovación y la eficiencia, HR2day ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos años, necesitando soluciones avanzadas para gestionar su creciente repositorio de documentación y conocimientos internos. Con un fuerte enfoque en el cumplimiento legal y un diseño fácil de usar, el software de la empresa aborda las complejas necesidades de las empresas modernas, garantizando que las operaciones de Recursos Humanos se lleven a cabo sin problemas y con eficacia.
El resultado
Para hacer frente a los retos de HR2day, Eraneos desarrolló un Asistente Virtual de IA Generativa. Este asistente virtual se diseñó para examinar la extensa colección de documentos de HR2Day y organizarlos en una base de conocimientos estructurada y con capacidad de búsqueda. La solución utiliza la funcionalidad de búsqueda semántica para encontrar información relevante en lugar de la búsqueda convencional de documentos basada en términos.
Eraneos empleó la tecnología Retrieval Augmented Generation (RAG) y la búsqueda semántica para permitir que el modelo GPT accediera al contenido más relevante de la base de conocimientos en respuesta a consultas de texto libre. Este enfoque garantizó que el equipo de HR2Day pudiera encontrar rápidamente información precisa y relevante sin necesidad de leer toda la documentación.
El Asistente Virtual también se diseñó para adaptarse a las necesidades específicas del cliente, como proporcionar respuestas en neerlandés, independientemente del idioma en el que se formulara la pregunta, garantizando así la coherencia y la accesibilidad.
Otra característica destacable es cómo el modelo puede identificar cuándo la información relacionada con una consulta no está disponible e informar al usuario en lugar de «alucinar» una respuesta, lo que ayuda a evitar la confusión que podría derivarse de respuestas irrelevantes o erróneas. Esta solución no sólo agiliza el acceso a la información, sino que también allana el camino para una toma de decisiones más eficiente e informada dentro de la empresa.
Por último, además de recuperar la información necesaria, la herramienta es capaz de resumir textos complejos o largos y crear reescrituras personalizadas. Resumir ayuda a comprender rápidamente los aspectos relevantes de textos complejos. Las funciones de reescritura ayudan a crear versiones personalizadas de documentos basadas en descripciones técnicas y a combinar secciones de distintos documentos. Esto acelera el proceso de creación documental para situaciones específicas.
La implantación del Asistente Virtual marcó un hito importante en el camino de HR2day hacia la transformación digital. Esta solución ha mejorado drásticamente la eficiencia de la recuperación de información dentro de la organización, reduciendo la dependencia de personas clave y democratizando el acceso al conocimiento.