El Reto

La digitalización de los contratos de seguros de vida ofrece importantes ventajas a las compañías de seguros, ya que mejora la accesibilidad y la eficiencia de los datos, aumenta la precisión y la coherencia y permite realizar análisis de datos avanzados. Esta racionalización conduce a un mejor servicio al cliente, una toma de decisiones más rápida y una inteligencia empresarial más rica. Nuestro cliente, una importante compañía de seguros, necesitaba una solución eficaz para migrar los datos no estructurados de más de 20.000 contratos de clientes heredados -algunos de los cuales se remontan a la década de 1940- a un formato digital estructurado y fácil de utilizar. La base documental variaba en longitud, de 200 a 3.000 páginas cada una, y contenía comunicaciones por correo electrónico, contratos, enmiendas y mucho más. Debido a su gran variabilidad, la forma desestructurada de los contratos dificultaba y hacía perder mucho tiempo la captura de datos esenciales, como quién paga la póliza, y la recuperación de información clave.

El enfoque

En primer lugar, Eraneos comprendió perfectamente las necesidades del cliente. En el pasado, el procesamiento manual de los contratos de seguros de vida había llevado mucho tiempo a nuestro cliente: la migración manual de un solo contrato podía llevar a un solo empleado entre media hora y un día entero de trabajo. Dado el gran número de contratos, completar esta tarea manualmente podía llevar años. El equipo de Eraneos se puso manos a la obra para desarrollar una solución de IA generativa que acelerara la migración y la recuperación de información de los documentos. La herramienta que nuestro equipo desarrolló reduce drásticamente este tiempo, mejorando la eficiencia y la productividad. Sólo se tardaron tres meses en completar el proyecto, desde el inicio hasta la entrega.

Dada la antigüedad y la variabilidad de formatos de los documentos, el equipo del proyecto Eraneos decidió utilizar una combinación multimodelo de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), búsqueda visual referenciada (RVS) y modelos generativos avanzados de IA. Además del GPT de OpenAI, el equipo de Eraneos decidió incorporar Amazon Textract. Como socio de AWS, Eraneos ofrece la experiencia necesaria para aprovechar al máximo las capacidades de Textract, una herramienta de interpretación de textos de aprendizaje automático que forma parte del conjunto de servicios de computación en la nube de Amazon. Todas las tecnologías elegidas trabajan conjuntamente para extraer e interpretar imágenes complejas (como textos escritos digitalizados) y convertirlas así en datos estructurados y verificables. Cuando el usuario necesita localizar información de uno de los miles de documentos, la IA le ayuda a encontrar las secciones pertinentes dentro de los documentos y muestra los resultados en el front-end de una aplicación web. En el back-end, nuestra solución revisa el vasto conjunto de datos y proporciona instantáneamente al usuario las sugerencias más apropiadas, junto con las coordenadas exactas (número de página y posición en la página) para mostrar de dónde procede la información. También identifica qué versión del documento parece ser la más actualizada, lo que ayuda al usuario a evitar información obsoleta.

Una de las principales ventajas de nuestra solución basada en IA es que se trata de un sistema «human-in-the-loop». Esto significa que un empleado humano tiene la autoridad final de revisión y toma de decisiones sobre todos los resultados de la herramienta, en lugar de que la herramienta sea una solución totalmente automatizada. Este enfoque garantiza que, mientras la IA se encarga de la mayor parte del procesamiento de datos y el análisis preliminar, las decisiones críticas, especialmente las que implican información compleja o ambigua, se benefician del juicio humano experto. Esto no sólo aumenta la precisión, sino que también genera confianza en el sistema de IA, ya que el personal puede verificar y corregir directamente los resultados. Este método reduce significativamente el riesgo de errores, lo que lo convierte en una solución sólida para gestionar datos sensibles de seguros. Como el cliente tiene su sede en la UE, está sujeto a la normativa GDPR. Para garantizar el cumplimiento, nuestro equipo utilizó OpenAI a través de la infraestructura en la nube de Microsoft Azure alojada en centros de datos de la UE.

El Resultado

La herramienta suministrada por Eraneos acelera considerablemente la migración de grandes volúmenes de datos no estructurados a un formato estructurado, lo que permite a nuestro cliente avanzar con mayor rapidez. Procesar manualmente más de 20.000 contratos habría llevado al cliente varios años. Durante las pruebas, los miembros del personal que antes gestionaban los datos de los contratos manualmente quedaron impresionados y satisfechos con la nueva herramienta, especialmente por su potencial para reducir el tiempo que dedican a leer documentos largos y complejos. Esperamos una reducción de tiempo de entre el 30 y el 50%, dependiendo de la complejidad del contrato.

La herramienta de IA interpreta eficazmente la información contractual de hasta 80 campos de datos, con resultados de gran precisión. Proporciona a nuestro cliente una solución eficaz para transformar una gran cantidad de datos históricos en un valioso activo digital. Además de agilizar el proceso de digitalización, la herramienta garantiza la integridad de los datos y la facilidad de acceso a los datos migrados. Al permitir validaciones rápidas con respecto a los documentos originales, la herramienta capacita al personal del cliente para tomar decisiones precisas con rapidez. Este proyecto allana el camino para futuras transformaciones similares en el sector de los seguros y más allá, demostrando las importantes ventajas de integrar la IA en los sistemas de gestión de documentos.