Le contexte
Face à un environnement Oracle ERP obsolète, le centre opérationnel de Médecins Sans Frontières (MSF) à Amsterdam cherchait à optimiser ses processus de base, en remplaçant Oracle ERP par le logiciel Microsoft Dynamics. La mise en œuvre serait également l’occasion de numériser davantage les processus des départements RH, Logistique, Finance, Opérations et Processus de gestion partagés, et ce de bout en bout.
L’objectif sous-jacent de cette transition, dans son ensemble, était de réaliser des économies de temps et d’argent, à hauteur de 30 %. Cependant, la mise en place d’un nouveau système ERP est complexe et peut échouer si la gestion de projet – et la gestion dans sa globalité – n’est pas au niveau. C’est pourquoi Eraneos s’est vu confier la prise en main de ce projet.
Tous les départements ont achevé avec succès la phase contrôlée de « mise en service » dans le nouvel environnement, en respectant les limites de budget de MSF.
L’approche
MSF a dû réorganiser un certain nombre de choses pour assurer le bon déroulement de la mise en œuvre de cette transformation numérique. Le point de départ était donc d’adopter une approche lean de la transition – en nommant par exemple un seul responsable par département (au lieu de trois) pour piloter la mise en œuvre au niveau de chacun de ces départements.
Par ailleurs, une politique de gouvernance a été élaborée – et mise en œuvre – pour chaque département afin que de meilleures décisions puissent être prises plus rapidement. Les services étaient également connectés les uns aux autres afin qu’ils puissent résoudre eux-mêmes les problèmes transversaux. Outre les processus de base, la planification et la portée du projet ont été simplifiées et la phase de test et d’acceptation a été revue.
Les équipes de spécialistes de MSF travaillent jour et nuit pour apporter une aide humanitaire aux personnes touchées par des situations d’urgence. Cela va des chirurgiens dans les hôpitaux de campagne aux collecteurs de fonds dans la rue, par exemple. Sur les plans médical, humanitaire et bien d’autres sujets de premier plan, MSF fournit une assistance médicale dans les zones de conflit, suite à des catastrophes naturelles, des épidémies ou d’autres événements entraînant des perturbations majeures. Fondée en 1971, MSF s’engage pour une culture inclusive et ne se laisse pas freiner par les frontières. L’organisation est basée sur des principes d’indépendance, de neutralité et d’impartialité. Elle s’est vu décerner le prix Nobel de la paix en 1999.
Le résultat
Alors que le personnel de MSF a vécu la transition d’Oracle vers Microsoft Dynamics de manière un peu difficile, l’équipe en charge de la mise en œuvre n’a jamais douté que ce projet à grande échelle serait mené à bien. L’équipe a rapidement trouvé la mise en œuvre agréable. Maintenant que le logiciel est en ligne, aucun bogue significatif n’a été identifié et MSF est prêt à introduire une culture d’amélioration continue, qui prendra de plus en plus ampleur au fur et à mesure des prochaines étapes.
Kirsten Buffo de Jong
Partner
Logistics | Commerce de détail et biens de consommation | Production