Die Herausforderung
Es existierten lediglich unvollständige Prozessbeschreibungen, die zudem nicht entsprechend der Richtlinien dokumentiert waren. Der regulatorische Rahmen in Deutschland verlangt jedoch von Banken und Finanzdienstleistern eine umfassende Prozessdokumentation. Die unzureichende Dokumentations-situation führte schließlich zu Prüfungsfeststellungen, die im Rahmen eines aufgelegten Programms behoben werden sollten.
Die Vorgehensweise
Durchführung einer sechswöchigen Pilotphase zur ersten Klärung von Terminologie, Arbeitsmethoden und Dokumentationsstandards. Nach der Pilotphase wurde das Team erheblich erweitert und das vom Kunden ausgewählte PM-Tool „Hopex“ eingesetzt. Die einzelnen Prozesse wurden nach Themenblöcken zusammengefasst und von Zweierteams in Workshops gemeinsam mit den fachlichen Ansprechpartnern des Kunden dokumentiert – im Durchschnitt wurden pro Prozess zwei Workshops à zwei Stunden durchgeführt. Erfassung aller Kundenprozesse in einem standardisierten Format (BPMN 2.0), einschließlich der zugehörigen Prozessartefakte (z.B. Systeme, Risiken). Dokumentation in einem zentralen System des Kunden, damit die betroffenen Stellen die Daten für Folgeaktivitäten nutzen können.
Das Ergebnis
Implementierung eines vereinbarten Dokumentationsstandards für den Kunden. Dokumentation von rund 900 Prozessen und zugehörigen Artefakten in BPMN-Notation. Initialer Einsatz des ausgewählten PLM-Werkzeugs „Hopex“. Erfolgreiche Implementierung einer zentralen Prozessmanagementeinheit