Samenwerken onder druk: een praktijksimulatie voor een grote overheidsorganisatie

De uitdaging

Een grote overheidsorganisatie stond voor een verandertraject binnen de IT-afdeling. De bestaande werkwijze sloot niet meer aan bij de toenemende complexiteit van projecten en de druk om sneller en meer integraal te leveren. Daarom werden nieuwe rollen en vaste aanspreekpunten gedefinieerd, met als doel de samenwerking te stroomlijnen en de besluitvorming te versnellen. 

De vraag was echter: zouden deze nieuwe processen in de praktijk ook echt werken, zeker wanneer de druk hoog werd en verschillende teams tegelijk moesten schakelen?

De benadering

Om dit in een realistische setting te toetsen, ontwierp Eraneos een praktijksimulatie die qua vorm deed denken aan een bordspel, maar volledig aansloot op realistische omstandigheden. 

In een virtuele setting werkten ruim veertig deelnemers uit diverse IT-teams samen aan de planning en uitvoering van een groot technologisch project. Daarbij moesten zij hun resultaten opleveren binnen krappe deadlines, terwijl ze leerden werken met de nieuwe communicatielijnen en vaste aanspreekpunten. 

Gaandeweg veranderde de situatie voortdurend. Deadlines werden vervroegd, middelen vielen plotseling weg en nieuwe opdrachten maakten de bestaande planning direct achterhaald. Teams werden zo gedwongen opnieuw te prioriteren, afspraken te herzien en gezamenlijk keuzes te maken. 
 
Voor de deelnemers voelde dit herkenbaar en realistisch: het was een getrouwe weergave van de dagelijkse praktijk waarin prioriteiten vaak verschuiven en onverwachte verzoeken op korte termijn binnenkomen. Consultants van Eraneos observeerden nauwgezet hoe de teams zich organiseerden, waar de nieuwe processen hielpen en waar verdere versterking nodig was.

Het resultaat

De praktijksimulatie leverde veel waardevolle lessen en aanbevelingen op. Heldere communicatielijnen en duidelijke afspraken over escalatie bleken bijzonder belangrijk om vertraging te voorkomen. Het belang van vaste aanspreekpunten werd bevestigd: zij kunnen de samenwerking versnellen, mits zij ook voldoende beslissingsruimte krijgen. 
Daarnaast werd duidelijk dat het loont om de gezamenlijke doelstelling steeds centraal te stellen, in plaats van alleen vanuit de eigen afdeling te redeneren. De oefening benadrukte het nut van integraal samenwerken en eigenaarschap nemen over het geheel. 
 
Door de realistische setting kregen deelnemers niet alleen inzicht in de kracht en de knelpunten van het nieuwe proces, maar kregen ze ook de kans om dit direct te ervaren en te verbeteren. Het eindrapport met observaties en aanbevelingen vormt nu een belangrijke basis voor de verdere ontwikkeling van de IT-organisatie.

Over de opdrachtgever

De opdrachtgever is een grote overheidsorganisatie met een cruciale verantwoordelijkheid voor veiligheid en technologische innovatie. Samenwerking tussen verschillende IT- en operationele teams is daarbij essentieel. Omdat het om een gevoelig project gaat, is de inhoud op hoofdlijnen beschreven.

Benieuwd hoe Eraneos uw organisatie kan ondersteunen met duurzame leadership & workforce development? Kijk op deze pagina of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met onze experts.