Leiderschap deel 2 van 5: Leiders moeten zorgen voor betere communicatie binnen de organisatie 

Over deze serie:
In 2024–2025 heeft Eraneos onderzoek gedaan naar het gedrag van effectieve leiders. Op basis van deze inzichten maakten we een serie van vijf artikelen over wat leiders van nu nodig hebben om écht impact te maken. In dit tweede deel richten we ons op een andere cruciale leiderschapsvaardigheid die uit het onderzoek naar voren kwam. De resultaten laten duidelijk zien waar leiders zich verder kunnen ontwikkelen. Eén essentieel aandachtspunt is het opbouwen van sterkere communicatiestructuren binnen de hele organisatie.

Inzichten uit het onderzoek

Veel organisaties geven aan formele structuren te hebben om de informatiestroom te beheren. Maar slechts een kleine groep respondenten is het er volledig mee eens dat deze structuren ook echt effectief zijn. Iets meer dan de helft is het er gedeeltelijk mee eens, wat suggereert dat de structuur er wel is, maar nauwelijks effect heeft. Een aanzienlijk deel geeft zelfs aan helemaal geen duidelijke structuur te ervaren.

Deze kloof laat een belangrijk probleem zien: mensen voelen zich niet verbonden met cruciale informatie. Teams weten vaak niet waar ze de laatste updates kunnen vinden, hoe beslissingen worden genomen, of wanneer kwesties worden geëscaleerd. Zonder een voorspelbare communicatiestroom ontstaat er al snel miscommunicatie en frustratie.

De boodschap vanuit organisaties is duidelijk: “De communicatie moet beter.” Maar wie zijn “ze” precies? Meestal wordt daarmee opgeroepen tot actie van het leiderschap.

Escalaties: signaal of symptoom?

Escalaties zijn vaak het gevolg van een gebrekkige communicatiestroom. Wanneer de standaardkanalen niet werken, zoeken mensen andere wegen. Dit leidt vaak tot plotselinge, dringende berichten die teams verstoren en het leiderschap afleiden. Zulke signalen krijgen weliswaar aandacht, maar lossen het onderliggende probleem zelden op. Sterker nog, ze versterken het idee dat alleen urgente zaken ertoe doen, waardoor ongeorganiseerde communicatie in stand wordt gehouden.

In veel organisaties ontbreekt het aan structuur en regelmaat in overleggen. Doelen en resultaten worden besproken zonder duidelijke opvolging, en problemen komen vaak pas laat aan het licht. Op zo’n moment wordt iemand dan ‘naar boven gestuurd’ om het te escaleren. Met een duidelijke structuur had de verrassing eenvoudig voorkomen kunnen worden.

Te veel flexibiliteit verstoort het ritme

Een goedbedoelde poging om rekening te houden met ieders agenda kan soms averechts uitpakken. In organisaties waar teams zelf bepalen wanneer ze overleggen, raakt de week al snel versnipperd. Problemen duiken onverwachts op en afstemming lijdt daaronder.

Zonder een vaste vergaderstructuur nemen managementteams beslissingen te laat, of komen ze steeds terug op oude onderwerpen. In één geval werd een vervolgsessie pas vijf weken na een belangrijk overleg gepland. In de tussentijd liepen andere kwesties op, en verloor het team het oorspronkelijke doel uit het oog.

Structuur terugbrengen

Leiders moeten regie nemen over hoe en wanneer er gecommuniceerd wordt. Niet elke vergadering heeft hetzelfde doel. Sommige bijeenkomsten zijn bedoeld om ideeën te genereren, andere juist om tot afstemming te komen. Deze afstemmingsmomenten moeten vast en duidelijk zijn wat betreft tijdstip, deelnemers, agenda en hun rol binnen de bredere informatiestroom. Het gaat hierbij niet om starheid, maar om betrouwbaarheid.

Bij Eraneos helpen we klanten om hun organisatie-ritme te definiëren. Dit ritme vormt het kloppend hart van hoe vergaderingen zijn ingericht, hoe besluiten worden genomen en hoe informatie door de organisatie stroomt. Het ontwikkelen van dit ritme is geen democratisch proces, maar een leiderschapstaak.

Van chaos naar helderheid: wat leiders vandaag kunnen doen

Een goed begin is om te onderzoeken hoe communicatie op dit moment door de organisatie stroomt. Wanneer vinden de belangrijkste overleggen plaats? Is er een duidelijke agenda? Worden escalaties tijdig en gestructureerd afgehandeld? Stemmen de verschillende managementlagen hun overleggen op elkaar af voor betere afstemming? Zo’n review brengt vaak eenvoudige maar krachtige verbeterkansen aan het licht. Verandering vraagt niet om méér vergaderingen, maar om betere structuur.

Eraneos heeft veel organisaties geholpen om hun eigen ritme te vinden. Een veelgebruikte aanpak is een wekelijkse cascade. Teams komen aan het begin van de week bijeen. Daarna volgen de overleggen van de managementteams in een vaste volgorde, zodat knelpunten snel en op het juiste niveau opgelost kunnen worden. Soms kiezen klanten ervoor om korte dagelijkse update-overleggen toe te voegen, zodat kleine issues niet uitgroeien tot grotere problemen. Deze veranderingen zorgen voor betrouwbare communicatie én maken ruimte vrij: ruimte voor leiders om te focussen, te reflecteren en de organisatie gericht te sturen.

Neem de leiding over communicatie

Wanneer leiders voor duidelijkheid zorgen, groeit het vertrouwen en raken teams beter op elkaar afgestemd. Communicatie is niet zomaar een soft skill, maar een strategisch hulpmiddel. Behandel het ook als zodanig. Wil je weten hoe de communicatiestructuren in jouw organisatie zich verhouden tot die van andere organisaties? Download dan ons volledige onderzoeksrapport. Of neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij kunnen helpen de informatiestromen en besluitvorming binnen jouw organisatie te verbeteren.