Dit is het eerste artikel in een drieluik over de voor jou belangrijke gevolgen van het gemoderniseerde aanbestedingskader. In deel 1: wat betekent het voor aanbestedende diensten als onderhandelen de norm wordt via de open procedure met onderhandeling?
Wat is de impact van de verordening?
Op 9 september 2026 heeft de Europese Commissie een wetsvoorstel gepubliceerd voor de modernisering van het Europese aanbestedingskader. Op papier lijkt het een onderwerp voor juristen en inkoopspecialisten. In de praktijk raakt het iedereen die betrokken is bij de inkoop van IT via Europese aanbestedingen, ook opdrachtgevers.
Wie ooit een IT-aanbesteding heeft doorlopen, herkent het patroon. Maandenlang wordt gewerkt aan een programma van eisen dat alles moet afdekken. Elke onzekerheid wordt een extra eis, elk risico een extra bepaling. Dan komen de inschrijvingen binnen: technisch conform, juridisch waterdicht en toch niet wat de organisatie nodig heeft. Of het omgekeerde: door onvoldoende voorbereiding, kennis of onderschatting wordt een onvolledige uitvraag gedaan, met als gevolg dat de aanbestedende dienst niet tevreden is over het resultaat.
Het gesprek dat had moeten plaatsvinden tussen klant en markt, wordt in de meeste aanbestedingsprocedures simpelweg niet gevoerd. Daar komt verandering in nu de open procedure met onderhandeling een standaard wordt.
Wat verandert er?
Aanbestedende diensten krijgen de ruimte om in dialoog te gaan met leveranciers over alle kenmerken van een opdracht: kwaliteit, omvang, commerciële voorwaarden en innovaties. Na elke dialoogronde passen leveranciers hun offerte aan, waarna de procedure verder verfijnt.
"De vraag is niet langer óf je onderhandelt, maar hóé."
Een bredere rol voor het aanbestedingsteam
Tot nu toe lag het zwaartepunt qua inzet voor het aanbestedingsteam vóór publicatie: de aanbesteding moest compleet en sluitend zijn. Bijsturen was daarna alleen mogelijk via schriftelijke vragenrondes.
Met de open procedure met onderhandeling verschuift het zwaartepunt qua inzet. Samen met leveranciers wordt de klantvraag geoptimaliseerd, onder andere door het valideren van eisen, verminderen van complexiteit en het ophalen in plaats van afdwingen van innovaties en inhoudelijke verbeteringen. Dat vraagt andere vaardigheden.
De onderhandelingsfase moet aantrekkelijk zijn voor leveranciers, zodat de aanbesteder voldoende goede aanbiedingen uit de markt ontvangt. Leveranciers investeren immers schaarse resources in de onderhandelingen. Een succesvolle onderhandelingsfase staat of valt met:
- een goed voorbereide delegatie met de juiste kennis aan tafel
- sterke gespreksvaardigheden
- strakke regie op het proces
- zorgvuldige vastlegging van afspraken en resultaten
- verankering van de behaalde waarde in de aanbesteding
Hoe verzilver je de kansen die de verordening biedt?
Het gemoderniseerde aanbestedingskader geeft aanbesteders de kans om oplossingen in te kopen die beter aansluiten op wat de organisatie écht nodig heeft, in dialoog met leveranciers. Maar die kans verzilvert zich niet vanzelf.
Eraneos heeft op basis van haar jarenlange ervaringen met het organiseren en uitvoeren van onderhandelingtrajecten Value Based Sourcing ontwikkeld als best practice. Deze best practice is gebaseerd op vier principes:
- waardegericht werken: de centrale vraag is altijd welke waarde een eis of oplossing toevoegt
- co-creatie: klant en leveranciers ontwikkelen samen
- kortcyclisch werken: in korte iteraties naar een beter resultaat
- transparantie en gelijke behandeling: open naar alle leveranciers, zonder concurrentiegevoelige informatie te delen
Value Based Sourcing is de methodiek waarmee in co-creatie met leveranciers een oplossing wordt ontwikkeld die maximaal aansluit op de behoefte van de klant. Daarmee sluit Value Based Sourcing direct aan op hoe het gemoderniseerde aanbestedingskader verwacht dat jij als aanbestedende dienst gaat opereren. In deel 2 leest u hoe Value Based Sourcing wordt georganiseerd, welk proces er wordt gevolgd en welke resultaten er worden bereikt.
