Waarom je zonder inzicht in je IT-kosten niet stuurt, maar hoopt
Dit artikel is deel 1 in een reeks over IT Financial Management (ITFM), geschreven door Ruben Bloembergen, manager Sourcing & IT Advisory bij Eraneos: van transparantie in IT-kosten (deel 1), via showback en chargeback (deel 2), modern budgetteren en forecasten (deel 3), sturen op waarde met benchmarks en KPI’s (deel 4), naar budget vrijspelen voor innovatie (deel 5) en een volwassen ITFM-organisatie als bron van concurrentievoordeel (deel 6).
“We weten eigenlijk niet precies waar onze IT-uitgaven naartoe gaan, laat staan dat we het kunnen uitleggen.”
“Onze rapportages zijn te handmatig en te versnipperd.”
“Tegen de tijd dat de cijfers kloppen, is het te laat om nog te sturen.”
Herkenbaar? Dan sta je niet alleen. Voor veel CEO’s, CFO’s en CIO’s is IT nog steeds een financiële zwarte doos. Er is een totaalbedrag. Er zijn budgetcodes. Maar het verhaal erachter ontbreekt.
En dat is een probleem. Want zolang je niet weet waar je IT-euro’s naartoe gaan, neem je beslissingen over cloud, data en AI financieel halfblind. ITFM gaat niet over minder uitgeven, maar over béter uitgeven en IT positioneren als partner die waarde toevoegt. In de boardroom blijft IT een kostenpost, geen waardebron.
"ITFM gaat niet over minder uitgeven, maar over béter uitgeven."
De werkelijkheid: IT als black box
IT-kosten zitten verspreid over grootboekrekeningen, historische kostenplaatsen en contracten. Finance heeft eigen overzichten, IT ook, en de business maakt er soms nog een eigen versie bij. Elke rapportagecyclus is iemand weken bezig met cijfers verzamelen, definities recht trekken en uitzonderingen uitleggen.
Ondertussen stapelen de vragen zich op. Hoe verhouden IT-kosten zich tot de omzet? Waarom is de IT-factuur dit jaar hoger? Hoeveel gaat naar draaiende zaken, hoeveel naar vernieuwing? Het antwoord is te vaak: een schatting en een belofte om er binnen enkele weken op terug te komen.
Het effect laat zich raden. De CFO ervaart IT als een niet-uitlegbare kostenpost. De CIO verdedigt in plaats van te sturen. De business voelt geen eigenaarschap, want ze ziet niet welke keuzes van hén welke impact hebben. De discussie gaat zelden over waarde, bijna altijd over kosten.
Wat Eraneos in de praktijk regelmatig ziet bij organisaties in uiteenlopende sectoren: als het overzicht ontbreekt, grijpen mensen naar tooling. Begrijpelijk, maar de oorzaak ligt vrijwel altijd elders. In hoe kosten historisch zijn ingeboekt, hoe data verspreid is en hoe verantwoordelijkheden zijn belegd. Tooling lost dat niet op. Een helder kostenmodel wel.
Wat IT Financial Management écht is
IT Financial Management is geen extra administratie. Het is een andere manier van kijken naar IT-kosten, waarbij finance, IT en business dezelfde feiten en dezelfde taal gebruiken. Drie dingen staan centraal:
- Zichtbaarheid. Geen generieke post ‘IT’, maar inzicht per dienst, applicatie, business unit en project. Je ziet wat er wordt geleverd, wat het kost en wie het gebruikt.
- Controle. Budgetten en forecasts worden onderbouwd in plaats van geraden. Afwijkingen zie je snel. De begroting wordt een stuurinstrument, geen ritueel.
- Optimalisatie. Je ziet waar overlap zit, welke legacy duur is en waar besparen kan. En net zo belangrijk: waar juist méér investeren loont.
Zonder deze basis is elke digitale transformatie financieel blind.
Uitgelichte Infographic
ITFM in 2 minuten
Missen organisaties inzicht in IT-kosten? Het TBM Framework van Eraneos brengt structuur. Download onze infographic en ontdek hoe IT groeit.
Lees meer over deze infographic
Vandaag versus morgen: hoe het gesprek verandert
Vandaag vraagt de CFO in een kwartaalmeeting: ‘Wat kost onze commerciële keten ons nu echt aan IT?’ Er volgt een rondje langs finance, IT en business. Spreadsheets worden verzameld, cijfers overgetypt, definities afgestemd. Het rapport is net op tijd klaar, maar veroudert snel en zit vol aannames.
Met transparantie op orde ziet dat gesprek er anders uit. De CIO laat direct zien welke diensten aan welke domeinen worden geleverd en wat die kosten. De CFO zoomt in op licenties, infrastructuur, support en externe partijen. Een business-unitlead ziet welk deel van het budget naar zijn keten gaat en welke diensten daarachter zitten.
De vraag verschuift van ‘waarom is het duurder?’ naar ‘welke keuzes hebben tot deze stijging geleid, en willen we dat zo?’ Volumegroei, prijsstijging of inefficiëntie: je ziet het verschil en je kunt erover beslissen. Pas dan wordt het gesprek in de boardroom een gesprek over waarde.
Van versnipperde data naar stuurinformatie
De weg van spreadsheetchaos naar stuurinformatie vraagt geen groot programma, maar wel een paar bewuste keuzes.
Spreek een gemeenschappelijk kostenmodel af. Finance, IT en business bepalen samen welke diensten je onderscheidt, welke kostencategorieën daarbij horen en op welk niveau je rapporteert. Sluit aan op bestaande standaarden in plaats van zelf iets nieuws te bedenken. In de projecten die Eraneos begeleidt, is dit gesprek vaak het kantelpunt: het dwingt helderheid af over wat IT precies levert en aan wie.
Houd het model werkbaar en wendbaar. Een goed kostenmodel is niet het meest complete, maar het meest bruikbare. Vermijd overcompliceren en bouw ruimte in om het model aan te passen als er nieuwe inzichten of ontwikkelingen zijn. Zo blijft het meebewegen met je organisatie in plaats van te verouderen.
Verbind financiële en operationele data, en maak het herhaalbaar. Zolang exports uit je financieel systeem, configuratiedatabase, cloudomgeving en HR maandelijks met de hand worden gekoppeld, ben je uren kwijt aan rapportages die te laat komen. Automatiseer waar het kan en maak van rapportage een herhaalbaar proces.
Veranker het in de vaste besluitvormingscyclus van je organisatie. Daarmee bedoelen we de terugkerende momenten waarop IT-kosten en prioriteiten structureel worden besproken: kwartaalreviews, portfolio-overleggen en budgetrondes. Beleg verantwoordelijkheid voor kostenmodel en rapportage bij één rol met mandaat. Zonder die verankering val je binnen een jaar terug in Excel.
Wat het oplevert bij organisaties die dit goed doen: minder tijd kwijt aan zoeken en corrigeren van cijfers, minder discussie over de data en meer gesprek over de betekenis, en optimalisatiekansen die al snel enkele procenten van het IT-budget vrijspelen. Ruimte die je gericht kunt herinvesteren.
Wat betekent dit voor jou?
Hoelang duurt het voordat jouw organisatie een boardvraag over IT-kosten écht kan beantwoorden? Als het antwoord “weken” is, stuur je niet. Je hoopt.
Begin niet met tooling. Begin met een eerlijk gesprek. Breng CIO, CFO en een paar IT- en businessleaders samen en stel één vraag: welke vragen over IT-kosten kunnen we vandaag niet goed beantwoorden? Het antwoord op die vraag is je eerste ITFM-roadmap.
Wie IT als serieuze businesspartner wil positioneren, ontkomt er niet aan om deze basis nú op orde te brengen. Elke maand wachten is een maand halfblind sturen.
Vervolg in deze reeks
In het volgende artikel: hoe maak je IT-kosten zichtbaar én voelbaar op de plekken waar de keuzes worden gemaakt? We kijken naar showback en chargeback. Showback betekent dat je afdelingen laat zien wat IT hen kost, zonder dat ze er direct voor worden belast. Chargeback gaat een stap verder: de kosten worden daadwerkelijk doorbelast aan de afnemende afdeling of keten. Beide methoden leggen verantwoordelijkheid dichter bij de business en maken IT-keuzes concreter.
Daarna volgen artikelen over modern budgetteren en forecasten, sturen op waarde, en budget vrijspelen door te verschuiven van run naar grow.
