Van strategie naar uitvoering: Een op maat gemaakte sourcingstrategie voor teams in een agile ecosysteem bij Alliander

De uitdaging

Als het goed is, helpt een strategie je bij het behalen van je doelen. Hij is gericht op de korte én lange termijn en wordt gedragen door de hele organisatie, van werkvloer tot management. Bovendien is een goede strategie concreet en praktisch. Aan een document dat in de la blijft liggen, heb je immers weinig.

Precies dit laatste was het geval bij Alliander. Omdat ze met hun huidige sourcingstrategie weinig konden, richtten ze zich tot Eraneos. De strategie was te veel top-down gericht, te algemeen en leidde niet tot verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie. Hoe konden ze op een praktische manier invulling geven aan de sourcingstrategie, op zo’n manier dat de strategie rechtdoet aan alle verschillende capabilities binnen de organisatie? De sourcingstrategie moest bovendien passen in een agile ecosysteem, zodat hij herkenbaar is voor teams die agile werken. Samengevat vroeg Alliander of Eraneos kon helpen om te komen tot een gedragen sourcingstrategie, waarbij Agile Release Trains (ART’s) in een snel groeiend agile ecosysteem in staat worden gesteld sourcingkeuzes te maken. Een Agile Release Train is een team van teams die samenwerken om gezamenlijke doelen te bereiken en waarde te leveren aan de klant.

De aanpak

Eraneos heeft Alliander geholpen om niet iets compleet nieuws te ontwerpen, maar iets wat naadloos in de huidige werkwijze en bestaande processen past. Aan het inkoopproces is één stap toegevoegd, om de meer lange termijn sourcingstrategie te onderscheiden van een individueel sourcinginitiatief. Door gebruik te maken van een standaard toolkit (afwegingskader) per ART is het mogelijk een (maatwerk) langere termijn sourcingstrategie op te stellen per ART. Deze geeft richting en stelt een kader voor toekomstige individuele sourcinginitiatieven van de betreffende ART.

Door het meer bottom-up te benaderen en een breed draagvlak te creëren, kregen de teams zelf veel ruimte en invloed. Een omgevingsanalyse gaf om te beginnen een helder beeld van de scope en omgeving waarin de diensten door de ART worden geleverd. Denk aan het belang voor de organisatie, de leveranciersmarkt voor de diensten en de huidige sourcing issues voor de diensten van de ART. Mede op basis van de omgevingsanalyse stelden de ART’s plausibele sourcingscenario’s vast. Daarbij was het huidige sourcingscenario het vertrekpunt én ook een van de scenario’s die werd meegewogen in het afwegingskader. In dit afwegingskader konden ze de verschillende sourcingscenario’s afzetten tegen de centrale doelen en kaders van de organisatie en deze wegen en scoren. Alleen al van het feit dat ze nu een proces, governance en templates hadden om gestructureerd en structureel over hun dienstenstrategie na te denken, gaf energie en houvast.

Samen met Eraneos is ook een governance ingericht voor het sourcingstrategieproces. Wie is in welke stap van het proces betrokken en verantwoordelijk? Tot slot is alle informatie over het proces en de verschillende rollen gebundeld in een sourcinghandboek. Bij elke stap of actie in het proces is gekozen voor logische momenten die aansluiten bij activiteiten die de ART’s door het jaar heen toch al moeten doen. Ook zijn andere triggers benoemd zoals veranderende wet-en-regelgeving, afloop van contracten etcetera.

In januari 2024 is gezamenlijk met Alliander gestart met de implementatie. In elke fase van het project hebben inkoopmedewerkers, architecten, MT-leden en andere centrale stakeholders meegedacht en input gegeven. Om de teams uit te leggen waarom de nieuwe sourcingstrategie belangrijk is en wat ze ermee kunnen, hielp Eraneos in de eerste fase met de uitvoering. Ze ging mee het land in om te kijken hoe de strategie landt bij diverse teams. Na de implementatie bij zo’n zeven teams begeleid te hebben, deed Eraneos weer een stapje terug. Inmiddels is de organisatie zelf doorgegaan, met het doel op niet al te lange termijn alle ART’s te hebben voorzien van een sourcingstrategie.

Het resultaat

Voordoen, meedoen en zelf doen. Met deze gezamenlijke aanpak van Eraneos en het klantteam en met het handboek in handen zijn de ART’s bij de organisatie nu zelf in staat hun sourcingstrategie periodiek te updaten. De winst zit hem ook in het enthousiasme waarmee de teams zelf zijn gaan nadenken over de langere termijn. Extra werk werd vaak vertaald naar de inzet van extra mensen, wat in deze schaarse arbeidsmarkt lastig was. Door de organisatie te leren denken in diensten in plaats van activiteiten, heeft Eraneos laten zien dat een dienst in de markt afnemen een goed alternatief kan zijn voor schaarse resources in de markt. Ook wordt nu gekeken welke teams dezelfde behoefte hebben, zodat we deze als gebundeld verzoek in plaats van losse inkoopverzoeken in de markt kunnen zetten. Er is meer zicht op de (lange termijn) behoefte van de diverse teams, wat op termijn zou moeten resulteren in betere planning, lagere kosten en meer efficiency zowel op decentraal als centraal niveau.

Zowel op team- als MT-niveau is de organisatie blij dat ze aantoonbaar meters aan het maken zijn. Zoals een manager van een van de teams het verwoordde: “Helemaal top! Complimenten aan jullie allemaal dat jullie dit met elkaar voor elkaar hebben gekregen!” Alliander geeft aan dat er ook zaken aan het licht komen over de performance van bepaalde rollen. Dit zien ze als bijvangst: ze weten nu waar ze nog een slag kunnen maken. Voor Eraneos is het natuurlijk goed om te horen dat Alliander tevreden is. In nog geen jaar tijd hebben we Alliander geholpen met een aanpak, toolset en start van de implementatie waar de organisatie zelfstandig mee verder kan. Een fijn compliment om te krijgen.