Succesvolle IT aanbesteding voor gemeente Alphen aan den Rijn

Gemeente Alphen aan den Rijn

Succesvolle IT aanbesteding voor gemeente Alphen aan den Rijn

Advies en begeleiding bij het zoeken van een nieuwe leverancier voor de IT infrastructuur.

De uitdaging

Een Europese aanbesteding, inclusief verandering van onderdelen van het IT-landschap raakt de basis van de dienstverlening die de gemeente Alphen aan den Rijn aan haar burgers biedt. Het is van cruciaal belang dat de continuïteit wordt gegarandeerd, dat tegelijkertijd vernieuwing mogelijk wordt gemaakt en dat een financieel aantrekkelijke oplossing wordt gevonden. Omdat de gemeente dit soort aanbestedingen zelden hoeft uit te voeren had men op inhoudelijk als inkoop en juridisch vlak onvoldoende kennis en ervaring in huis.

Eraneos heeft ons uitstekend geholpen de stappen richting outsourcing te zetten en de juiste keuzes te maken ten aanzien van de IT-infrastructuur en de gebruikers.

De aanpak

Ter ondersteuning van het Europese aanbestedingstraject is een mini-competitie uitgeschreven om een strategisch partner te vinden voor de begeleiding van de aanbesteding. Dit resulteerde in de keuze voor Eraneos om de projectleiding van de aanbesteding op zich te nemen en de gemeente te adviseren en te begeleiden om te komen tot de juiste keuze en een goed contract met een nieuwe leverancier. Het komen tot een juist bestek, een juist proces en nuttige interactie met (kandidaat-)leveranciers werd door Eraneos geleid. Ook de begeleiding in de beoordeling van de inschrijvingen, het verzorgen van correspondentie en contractering was onderdeel van de opdracht.

De gemeente Alphen aan den Rijn is een sterke speler in het Groene Hart: Een gemeente die daadkracht toont, waarin inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties centraal staan en waarin ruimte geboden wordt voor initiatieven. Voor haar 110.000 inwoners biedt deze gemeente alle vormen van ‘Hollands wonen’: van dorpse kernen tot een stad met een bruisend centrum, van plattelandswonen tot nieuwbouwwijken. De besturingsfilosofie van de gemeente Alphen aan den Rijn kenmerkt zich door de inzet van een flexibele organisatiestructuur (netwerkmodel) waarin professionals in wisselende samenstellingen werken aan verschillende opgaven. De bestuursstijl is verbindend en neemt de samenleving als uitgangspunt in plaats van het gemeentehuis. De gemeente Alphen aan den Rijn levert ook (IT-)diensten aan enkele omliggende gemeentes waaronder gemeente Kaag en Braassem.

Het resultaat

Eraneos’ jarenlange ervaring in sourcing en regievoering, kennis van de (leveranciers-)markt, Eraneos’ expertise op het gebied van architectuur en de juiste betrokkenheid van stakeholders en medewerkers van de gemeente waren cruciaal voor het succes. Uiteindelijk is de aanbesteding succesvol uitgevoerd en een leverancier/oplossing gevonden die aansluit op de beweging die de gemeente wil maken. De deelresultaten van deze begeleiding waren:

  • Concretisering en detaillering van de wensen en eisen aansluitend op de markt.
  • Een proces, inclusief interactie met leveranciers, dat heeft geleid tot een bestek dat zowel past bij de wensen van de gemeente als bij de mogelijkheden/best-practices in de markt.
  • Begeleiding in de beoordeling van de inschrijvingen.
  • Contractering van de leveranciers.

Samen werken aan een duurzame verandering?