Robotic process automation (RPA) stelt organisaties in staat om repeterende en zelfs (deels) cognitieve taken te automatiseren die tot voor kort niet geautomatiseerd konden worden. In dit artikel leggen we uit hoe RPA van nut kan zijn voor organisaties, waarom het een centrale plek inneemt binnen ieder Center of Automation en hoe deze vorm van automatisering uw digitale transformatie versnelt.
Robots voor repeterende taken
‘Man is a robot with defects’, zei de filosoof Emil Cioran ooit. Het is één van de grootste krachten van RPA: robots maken geen fouten. Daarnaast zijn ze veel sneller dan hun real-life evenknieën, houden ze nooit op met werken en draaien ze hun hand niet om voor klusjes waar echte medewerkers eigenlijk niet op zitten te wachten.
Met RPA haal je de robot uit de mens
Met RPA kunnen organisaties, zoals onze technologiepartner Ciphix het omschrijft, ‘de robot uit de mens halen’. RPA-robots zetten processen om in digitale workflows, waarmee handmatig (en deels cognitief) werk wordt geautomatiseerd. “Het mooie van RPA is dat je tijd vrijmaakt voor medewerkers, die ze kunnen besteden aan taken waar echt meerwaarde in zit. Dat is niet alleen goed voor de doorontwikkeling van medewerkers, maar ook voor de snelheid waarmee klanten geholpen kunnen worden”, aldus Manuel Panman, Practice Lead Service Automation bij Eraneos. RPA kan – en in veel gevallen: moet – een belangrijke rol vervullen in automatiseringsstrategieën. Manuel Panman: “Onze diensten binnen Service Automation zijn gericht op het versnellen, verbeteren en versimpelen van processen. Daar hoort naast API-integratie- en workflow oplossingen (Low-Code) ook RPA bij.”
Wat organisaties kunnen met RPA
Robotic process automation wordt met name ingezet om handmatige processen te automatiseren. Dankzij de spectaculaire AI-ontwikkelingen van de laatste jaren geldt dit ook meer en meer voor cognitieve taken. Daarbij gaat het vooral om informatie die niet meer gecreëerd hoeft te worden, maar die slechts nodig is om ergens anders te gebruiken. Doorgaans betreft het routinetaken die geen menselijke interpretatie nodig hebben. RPA-robots kunnen bijvoorbeeld taken verrichten op het vlak van onder meer spreadsheets, e-mails, copy-pasten naar andere systemen, document overdracht, informatie opvragen op websites, chatbots draaien en de telefoon opnemen.
RPA als boost voor digitale transformatie
Digitale transformatie impliceert dat je zoveel mogelijk wilt digitaliseren en automatiseren. RPA en digitale transformatie zijn aldus onlosmakelijk aan elkaar verbonden, legt Manuel Panman uit. “Handmatig werk dat je in eerste instantie niet kunt automatiseren of zelfs digitaliseren, is met RPA wél te automatiseren. Robots zijn perfect in staat om een breed scala aan handmatige handelingen na te bootsen.”
RPA brengt dus je digitale transformatie verder dan alleen maar IT-systemen. Waar digitale transformatie voorheen vooral in het IT-domein zat, wordt IT nu dankzij technologieën als RPA steeds meer een businesspartner, stelt de practice lead Service Automation bij Eraneos. “Wil je als IT echt een businesspartner zijn en een dienstverlener voor je hele organisatie? Dan moet je RPA-oplossingen kunnen aanbieden. Zo kan jouw organisatie daar namelijk op gaan leunen om de digitale transformatie te versnellen.”
Voor welke organisaties is RPA interessant?
RPA biedt vooral meerwaarde voor organisaties die veel aan documentverwerking doen, legt Manuel Panman uit. “Denk aan bedrijven die een eigen afdeling hebben voor finance, control, risk of administratie. Binnen dat soort afdelingen zien wij veel RPA toegepast worden. Kijk naar de marktsegmenten van energie, zorg of finance: daar zijn een hoop administratieve (inefficiënte) processen met betrekking tot bijvoorbeeld apparaten die gerepareerd of besteld moeten worden, inkoop, verkoop, contract management, legal etc. Binnen al dat soort document gerelateerd werk kun je ontzettend veel processen automatiseren middels RPA. We zien overigens dat RPA veel minder wordt toegepast binnen het IT domein. Meestal omdat daar ook minder administratieve taken zijn en automatisering al vaak plaatsvindt met behulp van API integraties. Toch zien wij op basis van data een ander beeld ontstaan. Binnen IT is juist nog heel veel te automatiseren.”
Om de RPA-pijler binnen Enterprise Automation te versterken, is Eraneos een samenwerking aangegaan met Ciphix. Door gebruik te maken van technologieën als RPA, artificial intelligence (AI) en conversational automation, weet dit bedrijf gewaardeerde ‘virtuele medewerkers’ neer te zetten die je als organisatie ‘in dienst’ kunt nemen. Aan de hand van technologieën van onder meer UiPath (waarvan Ciphix de enige Nederlandse Diamond Partner is) bouwt de scale-up een robotisch totaalconcept voor bedrijven, dat ze vervolgens ook implementeren.
Van oudsher blinkt Eraneos uit in het implementeren van service management platformen zoals ServiceNow en Jira Service Management. Hierdoor hebben we zoveel inzicht in processen en data bij klanten dat het automatiseren een logisch gevolg is.
Marijn van de Poel, Managing Director bij Ciphix: “met behulp van onze RPA-expertise op onder andere het UiPath platform kan Eraneos de RPA-pijler nu beter inkleuren. Door de samenwerking versterken beide partijen elkaar en zijn we beter in staat om een totaalconcept neer te zetten”. Waar Eraneos profiteert van een sterkere RPA-tak, kan Ciphix dankzij onze ervaring op het vlak van strategie en business zijn klanten voortaan méér bieden dan alleen technologie. Manuel Panman: “Ik geloof in RPA omdat het een wezenlijk onderdeel is van ons Center of Automation (CoA) concept. Zonder RPA zou het CoA te beperkt zijn om het kloppende automation hart van de organisatie te kunnen worden.”
Center of Automation: één loket voor alle automatiseringen
Eraneos is een groot pleitbezorger van een Center of Automation (CoA). Daarmee ontwikkel je als organisatie de capability voor het end-to-end automatiseren van velerlijprocessen. Manuel Panman: “Meestal gebeurt automatiseren heel decentraal: je hebt wat RPA-oplossingen draaien bij finance en her en der worden enkele API-integraties gebouwen. Een CoA is één centraal loket voor alle automatiseringen.” Als organisatieonderdeel kun je een proces ‘inleveren’ bij dit loket, waarna je hem geautomatiseerd weer terugkrijgt. Ongeacht wat voor automatisering het is, van de geautomatiseerde bewerking van Excel-sheets tot het automatiseren van een IT/HR-dienstencatalogus voor medewerkers.
Het automatiseren kan binnen een Center of Automation via API integratie/automation-capabilities, RPA of proces automatisering d.m.v. digitale workflows. Meestal is een proces binnen enkele sprints volledig te automatiseren. Het ideaalplaatje? Manuel Panman: “Wat mij betreft is een goed ingerichte CoA een winstgevende fabriek. Een CoA stuurt op basis van procesdata en inzicht en heeft alle technische capabilities in zich om ieder willekeurig proces te digitaliseren en te automatiseren. Daarnaast is een CoA in staat om de waarde die wordt geleverd te kunnen uitdrukken op basis van data en inzicht.”
