Ons Process Design Framework is een praktische, hands-on aanpak die organisaties direct meerwaarde biedt. De Eraneos AI Process Design workshop laat dit zien door abstracte concepten in één sessie om te zetten in tastbare, testbare workflows. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt en welke meerwaarde het biedt.
De weg bereiden – Van processen gemaakt voor mensen naar processen ontworpen voor AI
De workshop begint met een fundamentele verandering in hoe je denkt. Vroeger waren processen ontworpen rond wat mensen kunnen en niet kunnen – lineair denken, gespecialiseerde rollen, een beperkt werkgeheugen en grenzen binnen organisaties. AI werkt met heel andere beperkingen en mogelijkheden. Het kan meerdere dingen tegelijk doen, complexe regels perfect onthouden, over de grenzen van organisaties heen werken en non-stop doorgaan zonder moe te worden. Daarom moeten de huidige processen binnen organisaties opnieuw worden bekeken en aangepast, zodat AI-agenten ermee kunnen werken.
Tijdens workshops begeleidt onze facilitator deelnemers door deze paradigmaverschuiving en helpt hen hun processen niet te zien als vaste workflows die stapsgewijs kunnen worden verbeterd, maar als kneedbare constructies die fundamenteel kunnen worden herzien wanneer ze specifiek worden ontworpen voor AI-uitvoering. Deze verandering in perspectief is vaak het krachtigste moment in de workshop, wanneer deelnemers zich realiseren dat ze onbewust ontwerpen hebben gemaakt rond menselijke beperkingen die niet langer van toepassing zijn.
Met deze nieuwe mindset verzamelt een diverse groep belanghebbenden, meestal proceseigenaren, materiedeskundigen, IT-vertegenwoordigers en customer experience-specialisten, zich rond een digitaal of fysiek whiteboard. De Eraneos-facilitator introduceert het Process Design Framework en legt het doel van elke bouwsteen uit en hoe ze kunnen worden gecombineerd om gestroomlijnde workflows te creëren.
Na een korte introductie duiken we in het huidige proces en brengen we het in kaart met behulp van traditionele notatie om een gedeeld begrip van de bestaande flow te creëren. Dit levert vaak direct inzichten op over complexiteit, redundantie en knelpunten die deelnemers niet eerder hadden opgemerkt toen ze het proces vanuit hun individuele perspectief bekeken.
Het proces opnieuw bedenken
Nu we weten hoe het er nu uitziet, gaan we verder met een nieuwe manier van denken. Met kleurgecodeerde magnetische fiches of digitale vormen die elk onderdeel voorstellen, beginnen de deelnemers het proces opnieuw op te bouwen met onze standaard bouwstenen:
- Gele zeshoeken voor beslissingen waarbij je meerdere dingen kunt kiezen
- Blauwe cirkels voor controle-opdrachten
- Groene driehoeken voor bevestigingsstappen
- Oranje ruiten voor verzoeken om meer info
- Rode vierkanten voor het uitvoeren van acties
Deze visuele taal zorgt voor een krachtige gemeenschappelijke woordenschat. Terwijl de deelnemers deze basiselementen op het bord zetten en ze met vloeiende lijnen verbinden, wordt het proces vanzelf eenvoudiger. Wat eerst misschien vijftien gespecialiseerde stappen waren, wordt teruggebracht tot vijf of zes gestandaardiseerde basiselementen die iedereen begrijpt.
De facilitator leidt dan de gesprekken rond belangrijke vragen:
- “Kunnen deze drie afzonderlijke controlebewerkingen worden samengevoegd tot één?”
- “Is deze wachtstap noodzakelijk, of kunnen we deze volledig schrappen?”
- “Kan deze route-bewerking worden verwijderd als we het proces voor AI-uitvoering herontwerpen?”
Van ontwerp tot Digital Twin
Hier onderscheidt de aanpak van Eraneos zich echt. Zodra het team tevreden is met de herontworpen processtroom, leggen we deze digitaal vast – door een foto te maken van het fysieke bord of door het digitale whiteboardbestand te exporteren. Deze afbeelding wordt vervolgens geüpload naar het Eraneos Process Execution Platform. Binnen enkele minuten – geen weken of maanden – analyseert de AI-engine van ons platform het procesdiagram en herkent het de basiselementen en hun onderlinge verbanden. Het genereert automatisch een functioneel prototype waarmee deelnemers direct kunnen werken. Het platform maakt gebruik van:
- Kant-en-klare sjablonen die standaardfuncties voor elk type bevatten
- Code die automatisch wordt gegenereerd door GenAI en die deze sjablonen aanpast aan de specifieke context
- Mock-dataconnectoren die de integratie met bedrijfssystemen nabootsen
Is jouw organisatie klaar om AI te gebruiken waar het echt belangrijk is?
Gebruik de kracht van generatieve AI niet als een trend, maar als een manier om je organisatie te veranderen in hoe ze werkt, leert en concurreert.
De toekomst beleven
De workshop gaat dan van ontwerpen naar leren door ervaring. Deelnemers spelen om de beurt verschillende rollen – klant, medewerker, manager – en doorlopen het nieuw ontworpen proces in realtime. Ze kunnen:
- Doe testverzoeken via een gesimuleerde interface
- Kijk hoe het AI-gestuurde proces met verschillende scenario’s omgaat
- Ervaar zelf hoe de cyclustijd drastisch is verkort
- Zoek randgevallen of uitzonderingen die extra aandacht nodig hebben
Deze directe feedback is echt een gamechanger. In plaats van weken te wachten tot ontwikkelaars een prototype hebben gemaakt, kunnen belanghebbenden hun ontwerpideeën meteen checken. Ze kunnen snel dingen aanpassen, het proces bijstellen en meteen kijken wat het effect is.
Van prototype tot productie
Aan het einde van de workshop hebben de deelnemers niet alleen een conceptueel herontwerp, maar ook een werkend prototype en een gekwantificeerde businesscase. Het Eraneos-platform kan dan exporteren:
- Gedetailleerde processpecificaties voor elke bouwsteen
- API-vereisten voor systeemintegratie
- Mockups van gebruikersinterfaces voor menselijke contactpunten
- Implementatieroutekaart met geprioriteerde mogelijkheden
Dit versnelt de implementatiefase enorm. Ontwikkelingsteams kunnen zich concentreren op systeemintegratie in plaats van op proceslogica, door gebruik te maken van de bouwsteen sjablonen die al in het prototype zijn gevalideerd.
Voorbeeld: Bestellen met een creditcard
Tijdens een recente workshop met een grote Europese bank hebben we hun proces voor het aanvragen van creditcards opnieuw bekeken – een workflow die normaal gesproken een paar werkdagen duurde en waarbij verschillende afdelingen betrokken waren. Tijdens onze workshop van vier uur heeft het team dit proces opnieuw ontworpen met behulp van het AI Process Design Framework. Ze hebben een gestroomlijnde workflow gemaakt met:
- Een Multi-Select-bouwsteen dat meteen de geschikte kaartproducten kiest op basis van het klantprofiel
- Een gecombineerde Check-bouwsteen die tegelijkertijd identiteit, kredietwaardigheid en nalevingsvereisten checkt
- Een digitale Confirm-bouwsteen voor veilige klantautorisatie
- Een gestroomlijnde More-Info-bouwsteen die automatisch ontbrekende documenten vraagt
- Een geïntegreerde Action-bouwsteen die de kaartproductie start en alle systemen tegelijkertijd bijwerkt
Het digitale prototype liet zien hoe dit AI-gestuurde proces de totale doorlooptijd kon verkorten van dagen naar minuten, waarbij de meeste aanvragen helemaal geen menselijke tussenkomst nodig hadden.
De statistieken na de implementatie bevestigden de voorspellingen van de workshop, met een enorme vermindering van de verwerkingstijd (van dagen naar minuten), een flinke daling van de operationele kosten, een aanzienlijke stijging van het aantal voltooide aanvragen en een opvallende groei in het aantal nieuwe kaartaanvragen.
Het hoofd Digitale Transformatie van de bank zei: “Deze workshop heeft ons laten zien hoe we het proces fundamenteel kunnen herzien wanneer AI de belangrijkste uitvoerder is. Het verschil is enorm.
De kracht van echte transformatie
De Eraneos AI Process Design workshop overbrugt de kloof tussen het abstracte herontwerpen van processen en de concrete implementatie ervan. Door belanghebbenden in staat te stellen het herontworpen proces niet alleen voor te stellen, maar ook te ervaren, wordt overtuiging en momentum voor transformatie gecreëerd.
Deze aanpak verkort de tijd tussen concept en validatie aanzienlijk, waardoor organisaties snel meerdere procesvarianten kunnen testen en met vertrouwen het optimale ontwerp kunnen selecteren. Het resultaat is een snellere implementatie, hogere acceptatiegraad en grotere zakelijke impact – allemaal cruciale factoren voor een succesvolle AI-transformatie.
Ben je klaar om je bedrijfsprocessen te transformeren voor het AI-tijdperk? Neem contact op met ons team bij Eraneos om te ontdekken hoe ons AI Process Design Framework je kan helpen om operationele uitmuntendheid te bereiken en je voor te bereiden op de toekomst van agentische AI.
