Die Herausforderung
Die Stadt Maastricht sah sich wie andere Gemeinden auch mit der Notwendigkeit von Kostensenkungen konfrontiert. Der Leiter des städtischen Shared Service Center (SSC) war überzeugt, dass mit einem Lean-Arbeitsmodell die Effektivität deutlich gesteigert werden konnte, was langfristig auf natürliche Weise zu Kosteneinsparungen führen würde. In diesem Sinne wurde in der ICT-Funktion innerhalb des SSC ein Lean-Prozess eingeführt. Das Hauptziel? Eine dauerhafte Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
Im Maastrichter SSC arbeiten etwa 300 Beschäftigte, die in elf Teams unterteilt sind. Das Ziel bestand darin, das gesamte SSC in eine deutlich schlankere Organisation zu verwandeln. Eraneos wurde damit beauftragt, das SSC dabei zu unterstützen.
«Wir haben es Eraneos zu verdanken, dass wir die Lean-Methode kennen und unsere Entwicklung nun abschliessen können. Andere Teams im SSC sehen, was in der IT geschieht, und wollen nun ebenfalls Veränderungen herbeiführen.»
Der Ansatz
Zunächst entwickelten wir eine Roadmap, die dazu beitragen sollte, aus dem SSC eine schlankere Organisation zu machen. Die Transformation wurde anhand eines dreistufigen Ansatzes durchgeführt: «zeigen, gemeinsam handeln, selber umsetzen». Diese «Change Story» sollte den Mitarbeitenden klarmachen, dass ihnen nicht eine Sparmassnahme, sondern ein Veränderungsprozess bevorsteht. Dazu waren neues Wissen und somit Coaching und Schulungen notwendig.
Die erste Phase in der Umsetzung unseres Lean-Prozessplans bestand in der Vorbereitung und Einführung eines neuen Managementteams. Dahinter stand die Überzeugung, dass Lean Leadership bei diesem Prozess durch vorbildliches Verhalten eine wesentliche Rolle spielen kann. Der Einsatz und das Engagement eines Managementteams sind bei der Herstellung einer offenen, sicheren Arbeitsatmosphäre unerlässlich. Diese wiederum ist notwendig, um ein Umfeld zu schaffen, in dem der Lean-Ansatz optimale Wirkung zeigt und Wurzeln schlagen kann. Die zweite Phase bestand aus Schulungen und Coaching für das IT-Team gemäss diesen Lean-Prinzipien.
Maastricht ist eine 2000 Jahre alte Stadt, die am Fuss des Sint-Pietersbergs in den Niederlanden gelegen ist. Sie hat rund 122’000 Einwohner auf einer Fläche von über 60 km². Als Hauptstadt der Provinz Limburg spielt sie seit vielen Jahrzehnten eine wichtige Rolle im Süden des Landes. nn nnIm Rathaus von Maastricht arbeiten rund 1500 Beschäftigte. Vor einigen Jahren beschloss der Rat der Stadt, die Unterstützungsprozesse in einer Organisation unter einem Leiter zusammenzufassen. Das interne Shared Service Center (SSC) mit 300 Mitarbeitenden in den Bereichen Finanzen, Rechtsangelegenheiten, HR, Gebäudemanagement und ICT soll in eine Organisation verwandelt werden, die auch für andere Städte und Gemeinden der Region Dienstleistungen erbringt.
Das Ergebnis
Wir sorgten mit unserer Arbeit nicht nur für Änderungen im Verhalten und in der Einstellung, sondern führten auch Leistungskennzahlen (KPI) und Berichte ein, die Erkenntnisse darüber lieferten, wie die Zeit genutzt wurde. Die Probleme rund um Planung und Koordination wurden gelöst, was zu einer äusserst effektiven IT-Organisation führte, in der die Kultur der kontinuierlichen Verbesserung Teil der DNA des Unternehmens geworden ist.
Gemeinsam gestalten wir nachhaltigen Wandel
Eraneos Switzerland AG